Técnica pomodoro: cómo evitar las di­s­tra­c­cio­nes y aumentar la pro­du­c­ti­vi­dad

La co­n­ce­n­tra­ción en el trabajo se ha co­n­ve­r­ti­do en un auténtico desafío en muchos sectores: la lista de tareas pe­n­die­n­tes crece cada hora, llamadas, reuniones, avisos co­n­s­ta­n­tes de nuevos correos ele­c­tró­ni­cos y la tentación continua de consultar las últimas novedades de las redes sociales o de compartir los co­me­n­ta­rios que es­cu­cha­mos en la cocina. Son muchos los motivos que nos llevan a in­te­rru­m­pir nuestro trabajo una y otra vez. No obstante, el resultado es siempre el mismo: la pro­du­c­ti­vi­dad se resiente.

Si deseas aumentar tu nivel de co­n­ce­n­tra­ción para hacer más trabajo en menos tiempo, debes probar la técnica pomodoro. Este método de gestión de tiempo ha ganado muchos adeptos en los últimos años y no sin razón.

El italiano Francesco Cirillo de­sa­rro­lló la técnica pomodoro a pri­n­ci­pios de los años 80, de ahí que se utilice para su de­no­mi­na­ción una palabra italiana, pomodoro, que significa tomate. Con este término, Cirillo hace re­fe­re­n­cia al reloj de cocina con la forma del fruto rojo que utilizó en sus primeros ensayos con el método de gestión de tiempo.

El aumento de la po­pu­la­ri­dad de la técnica pomodoro en los últimos años también viene motivado por su sencillez. Solo necesitas un de­s­pe­r­ta­dor o un reloj para uti­li­zar­la. En un mundo cada vez más en­re­ve­sa­do, las so­lu­cio­nes sencillas siempre tienen muy buena acogida.

No obstante, el principal motivo por el que gana se­gui­do­res se debe a su capacidad para cambiar la forma de trabajar: cada vez hay una ex­po­si­ción mayor a di­s­tra­c­cio­nes internas y externas, por lo que cada vez también es más difícil co­n­ce­n­trar­se en una sola tarea. Así es casi imposible iniciar un proceso de trabajo sin in­te­rru­p­cio­nes, si bien la ausencia de di­s­tra­c­cio­nes es lo que ne­ce­si­ta­mos para obtener re­su­l­ta­dos efi­cie­n­tes a largo plazo. El método pomodoro promete ayudarnos con este problema.

El método pomodoro ayuda a controlar las di­s­tra­c­cio­nes, in­te­rru­p­cio­nes y la rea­li­za­ción de varias tareas a la vez para aumentar la pro­du­c­ti­vi­dad.

Pero eso no es todo, tiene un impacto positivo en muchos aspectos de la vida cotidiana en el trabajo.

1. Mayor au­to­di­s­ci­pli­na. Si aplicas la técnica pomodoro re­gu­la­r­me­n­te, en­tre­na­rás tu capacidad de co­n­ce­n­tra­ción y tu capacidad para controlar tus impulsos, que se co­n­s­ti­tu­yen como las dos mejores co­n­di­cio­nes para trabajar de forma pro­du­c­ti­va.
2. Mejores re­su­l­ta­dos. Las pro­ba­bi­li­da­des de dar con una solución in­no­va­do­ra aumentan de forma notable si somos capaces de estar co­n­ce­n­tra­dos durante un período de tiempo pro­lo­n­ga­do en un asunto.
3. Curva de re­n­di­mie­n­to más larga. Si in­te­r­ca­la­mos de manera in­te­li­ge­n­te la co­n­ce­n­tra­ción y el descanso, la capacidad de re­n­di­mie­n­to se mantiene en un nivel alto. El cerebro tiene ocasión para re­cu­pe­rar­se y, de esta forma, serás capaz de trabajar de forma pro­du­c­ti­va durante varias horas co­n­se­cu­ti­vas.
4. Mayor tiempo libre. Debido a que la pro­du­c­ti­vi­dad aumenta al co­n­ce­n­trar­nos en una sola tarea, se consigue terminar antes el trabajo y, en co­n­se­cue­n­cia, abandonar antes la oficina y disponer de más tiempo libre. Si la empresa no te permite irte antes, al menos tendrás más tiempo para descansar.
5. Va­lo­ra­ción objetiva. Si anotamos el número de in­te­r­va­los por cada día de trabajo, tendremos una visión general sobre nuestra pro­du­c­ti­vi­dad. En función del nivel de detalle de la es­ta­dí­s­ti­ca, podremos averiguar también qué tareas nos cuestan menos esfuerzo y qué co­n­di­cio­nes tienen un impacto positivo o negativo sobre nuestra pro­du­c­ti­vi­dad. Toda esta in­fo­r­ma­ción la podemos usar para organizar mejor nuestro día de trabajo y obtener mejores re­su­l­ta­dos.

Otra razón a favor de la técnica de gestión de tiempo es que, al dividir la jornada en unidades de 25 minutos, el esfuerzo inicial es menor: con un poco de fuerza de voluntad, hasta los más adictos a las redes sociales consiguen ma­n­te­ne­r­se alejados de estas durante 25 minutos.

La técnica pomodoro no tiene de­s­ve­n­ta­jas como tales. No obstante, plantea un auténtico desafío a más de una persona: debes aprender a saber estimar cuánto trabajo puedes hacer en 25 minutos y dividir el trabajo de manera que cuando suene el reloj no estés justo en medio de una tarea im­po­r­ta­n­te, ya que en ese caso, la técnica pomodoro in­te­rru­m­pi­ría tu ritmo de trabajo y co­n­se­gui­ría justo lo contrario de lo que se pretende.

Cuando tienes que lidiar con muchas tareas pequeñas, es re­co­me­n­da­ble que las agrupes, es decir que, por ejemplo, reserves un intervalo solo para contestar los correos ele­c­tró­ni­cos pe­n­die­n­tes. En el caso de las tareas más grandes casi siempre se pueden su­b­di­vi­dir en varias tareas parciales. Así, por ejemplo, podemos co­n­si­de­rar una tarea parcial la eva­lua­ción de de­te­r­mi­na­das cifras de un informe mensual completo, la redacción de un párrafo del mismo informe o la lectura de un artículo es­pe­cia­li­za­do.

La técnica pomodoro no requiere he­rra­mie­n­tas es­pe­cia­les. Solo necesitas un di­s­po­si­ti­vo que te recuerde que debes hacer una pausa del trabajo una vez tra­n­s­cu­rri­dos 25 minutos.

Di­s­po­si­ti­vos con los que puedes cro­no­me­trar el tiempo pomodoro:

• Un reloj de cocina (como en el original).
• Un sma­r­t­pho­ne (todos los sma­r­t­pho­nes cuentan con una función de cro­nó­me­tro de serie).
• Un de­s­pe­r­ta­dor (solo tienes que ajustar el tiempo para que suene ma­nua­l­me­n­te a 25 minutos).
• Un reloj de arena (hay relojes de arena es­pe­cia­les de pomodoro, que marcan el tra­n­s­cu­r­so de 25 minutos y, además, son muy de­co­ra­ti­vos).

Si eres de los que prefiere las so­lu­cio­nes digitales, puedes elegir entre una serie de apli­ca­cio­nes y software. Como estas he­rra­mie­n­tas sirven como mo­ti­va­ción para probar la técnica en sí, merece la pena ver cuál es la que más te gusta, aunque implique algún que otro gasto. También hay muchas apli­ca­cio­nes para la técnica pomodoro que son gratuitas.

1. Tomato Timer (web)
2. Tomato.es (web: con es­ta­dí­s­ti­cas y una opción para comparar las unidades co­m­ple­ta­das con los de otros usuarios/co­m­pa­ñe­ros)
3. Pomodoro Timer Software (software para descargar, es gratuito)
4. Focus To-Do (Windows, Mac, Android, iOS: combina la técnica pomodoro con gestión de tareas)
5. Pomotodo (Web, Mac, Android, iOS: combina la técnica pomodoro con “Getting Things Done”)
6. Engross (Android: combina la técnica pomodoro con gestión de tareas, los usuarios pueden averiguar a qué horas son más pro­du­c­ti­vos)
7. Flat Tomato (Mac, iOS)

El método pomodoro apuesta por unidades de trabajo cortas y or­ga­ni­za­das y un sistema estricto de in­te­r­va­los de trabajo y pausas. Los críticos opinan que es un sistema demasiado estricto y que genera di­fi­cu­l­ta­des con tareas más grandes.

Por ejemplo, a la hora de redactar un texto largo, puede ser que tras 25 minutos justo acabes de meterte en la tarea. La técnica pomodoro te obligaría a hacer una pausa. Esta pausa podría in­te­rru­m­pir tu flujo creativo de ideas y resultar co­n­tra­pro­du­ce­n­te. En casos así, puede ser útil ex­pe­ri­me­n­tar con períodos más pro­lo­n­ga­dos, por ejemplo, 50 minutos.

También es posible que no se puedan hacer cuatro pomodori seguidos. Hay quienes, por ejemplo, solo quieren trabajar una hora sin di­s­tra­c­cio­nes en un proyecto tras su jornada laboral. Con esta técnica solo tendría tiempo a realizar media sesión y, té­c­ni­ca­me­n­te, ya no estaría siguiendo el sistema co­m­ple­ta­me­n­te.

Otros de­tra­c­to­res opinan que el tiempo limitado y la presencia continua del cro­nó­me­tro suponen factores añadidos de estrés y tensión. En lugar de trabajar de manera más co­n­ce­n­tra­da, habrá gente que se despiste más mirando el reloj de arena o la apli­ca­ción. En este caso, la técnica pomodoro genera una di­s­tra­c­ción pe­r­ma­ne­n­te.

Está claro que el método pomodoro puede ser una ayuda para aumentar la pro­du­c­ti­vi­dad y para no caer en la rutina de hacer varias tareas a la vez, pero no le funciona a todo el mundo ni en todos los contextos.

Para saber si puedes be­ne­fi­ciar­te del método, deberías tomarte unos días para fa­mi­lia­ri­zar­te con el sistema. La buena noticia: si descubres que la “técnica del tomate” no es para ti, no pasa nada, hay muchas otras técnicas para la gestión del tiempo como la matriz de Ei­se­nho­wer que te permites mejorar tus procesos de trabajo.