El método ABC en la pla­ni­fi­ca­ción em­pre­sa­rial

Para la dirección de una empresa es im­pre­s­ci­n­di­ble saber qué clientes, productos o me­r­ca­n­cías compradas co­n­tri­bu­yen más a su re­n­di­mie­n­to. El análisis ABC lo evalúa de manera fundada y muestra con claridad la im­po­r­ta­n­cia de cada uno de estos elementos en la empresa, di­vi­dié­n­do­los en ca­te­go­rías. Por ejemplo, permite averiguar qué clientes generan la mayor parte del total de ventas o qué piezas compradas comportan más costes de pro­du­c­ción. Todos estos datos pueden servir de base para pla­ni­fi­car el de­sa­rro­llo de la empresa.

El punto de partida para el de­sa­rro­llo del método ABC fue el llamado principio de Pareto, basado en la llamada regla del 80/20. Aplicado al ámbito em­pre­sa­rial, esto significa, por ejemplo, que el 20 % de los clientes produce el 80 % de las ventas, aunque también que el 20 % de los bienes ocupa el 80 % del espacio de almacén. El análisis ABC ayuda a de­te­r­mi­nar qué bienes, servicios y clientes son más rentables y efi­cie­n­tes en términos de recursos, por una parte, y cuáles resultan caros y poco rentables, por la otra.

Al finalizar el análisis, co­m­pre­n­de­mos mejor los costes y be­ne­fi­cios que conllevan los factores incluidos en el estudio, un co­no­ci­mie­n­to que sirve de base para tomar de­ci­sio­nes em­pre­sa­ria­les en ámbitos como la atención al cliente, las compras o la es­tra­te­gia de marketing. Por ejemplo, puede ayudarnos a ide­n­ti­fi­car a los clientes a los que merecería la pena ofrecer co­n­di­cio­nes es­pe­cia­les, las me­r­ca­n­cías que solo deberían ad­qui­ri­r­se en caso de extrema necesidad debido a sus altos costes de al­ma­ce­na­mie­n­to, los productos que deberían incluirse en alguna campaña de marketing concreta y cómo priorizar las tareas diarias de la mejor manera cuando el tiempo apremia.

El método ABC es, por lo tanto, una he­rra­mie­n­ta esencial para evaluar la situación actual de la empresa y ayuda a los re­s­po­n­sa­bles a tomar las medidas adecuadas para aumentar las ventas.

A co­n­ti­nua­ción, te mostramos un ejemplo de análisis ABC de in­ve­n­ta­rios que explica cla­ra­me­n­te cómo se im­ple­me­n­ta.

Nuestra pregunta de partida es: “¿cómo podemos reducir los costes de compras re­la­cio­na­dos con la fa­bri­ca­ción de un producto?” Una posible respuesta sería moderarse a la hora de comprar las materias primas más caras y pro­ce­sar­las de forma más eficiente.

El primer paso es aplicar el método ABC al in­ve­n­ta­rio para averiguar qué exi­s­te­n­cias al­ma­ce­na­das conllevan más costes.

En este ejemplo queda claro que las materias primas 1 y 3 re­pre­se­n­tan la mayor parte de los costes de ad­qui­si­ción, con alrededor del 71 %, mientras que las me­r­ca­n­cías 2 y 6 ocupan el rango medio, con alrededor del 25 %. A pesar de la gran cantidad, las me­r­ca­n­cías 4 y 5 re­pre­se­n­tan solo el 4 % y comportan los costes de ad­qui­si­ción más bajos.

Este desglose, por lo tanto, se co­rre­s­po­n­de con la de­fi­ni­ción clásica de manual del análisis ABC: la di­s­tri­bu­ción es de alrededor del 80 % para la clase A, del 15 % para la clase B y del 5 % para la clase C. Sin embargo, estos valores solo tienen un carácter in­di­ca­ti­vo. Cada empresa puede es­ta­ble­cer los límites de las ca­te­go­rías según sus ne­ce­si­da­des e incluso, si es necesario, añadir otras adi­cio­na­les (D, E, etc.). Lo fu­n­da­me­n­tal es que el po­r­ce­n­ta­je de valor global de cada clase difiera si­g­ni­fi­ca­ti­va­me­n­te del resto, de modo que puedan es­ta­ble­ce­r­se límites claros; de lo contrario, el método ABC no aportará ningún dato realmente si­g­ni­fi­ca­ti­vo.

De los cálculos y la cla­si­fi­ca­ción de las materias primas en las ca­te­go­rías A, B y C, se puede deducir cómo ahorrar costes de cara al futuro. Las materias primas de clase A re­pre­se­n­tan el mayor po­r­ce­n­ta­je de costes de ad­qui­si­ción, por lo que deberán comprarse con mucha mo­de­ra­ción y solo en pequeñas ca­n­ti­da­des. Asimismo, de­pe­n­die­n­do de su na­tu­ra­le­za y de lo fácil o difícil que sea ob­te­ne­r­las, puede convenir incluso co­m­prar­las solo si es es­tri­c­ta­me­n­te necesario.

En cambio, las materias primas de clase C se necesitan en grandes ca­n­ti­da­des y son baratas de obtener, ya que solo re­pre­se­n­tan alrededor del 4 % de los costes de ad­qui­si­ción. Por lo tanto, se pueden comprar y guardar en stock a largo plazo, siempre y cuando di­s­po­n­ga­mos del espacio necesario y al­ma­ce­nar­las no conlleve ningún coste adicional. Si este es el caso, podríamos llevar a cabo otro análisis ABC del in­ve­n­ta­rio ce­n­trá­n­do­nos ex­clu­si­va­me­n­te en los costes de al­ma­ce­na­mie­n­to.

Como muestra el ejemplo anterior, el análisis ABC es muy adecuado para reducir los procesos complejos de la empresa a lo más esencial y re­pre­se­n­tar­los cla­ra­me­n­te. Las cifras ne­ce­sa­rias para llevarlo a cabo ya están di­s­po­ni­bles en todas las empresas, ya que se utilizan de todos modos para el control de gestión y la co­n­ta­bi­li­dad. Por lo tanto, el análisis puede rea­li­zar­se fá­ci­l­me­n­te y en cualquier momento, pues pre­pa­rar­lo no lleva mucho tiempo. Otro punto fuerte del método es que puede aplicarse a diversos ámbitos de la empresa, ayu­dá­n­do­nos a obtener in­fo­r­ma­ción valiosa para tomar las próximas de­ci­sio­nes es­tra­té­gi­cas.

No obstante, el método también tiene algunos in­co­n­ve­nie­n­tes, como la cla­si­fi­ca­ción apro­xi­ma­da en solo tres clases, que resulta poco adecuada para algunas empresas. Tampoco tiene sentido uti­li­zar­lo cuando el po­r­ce­n­ta­je de valor de los di­fe­re­n­tes elementos apenas difiere porque, si es así, resulta muy co­m­pli­ca­do o prá­c­ti­ca­me­n­te imposible cla­si­fi­car­los. En tal caso, otros métodos de análisis serán mucho más útiles. Además, por lo general, con el método ABC co­m­pa­ra­mos los elementos sobre la base de un único factor que, por otra parte, es cua­n­ti­ta­ti­vo. Esto significa que el análisis ABC no permite valorar los factores cua­li­ta­ti­vos que tienen un impacto en las ventas.

No obstante, con poco esfuerzo, las empresas pueden adaptar el método ABC a sus ci­r­cu­n­s­ta­n­cias in­di­vi­dua­les, de­fi­nie­n­do por ejemplo otras ca­te­go­rías o, si es necesario, rea­li­za­n­do pre­via­me­n­te un análisis combinado de varios factores para obtener una sola cifra co­m­pa­ra­ble.