Buscar y reemplazar en Excel: tutorial fácil con imágenes

Cuando se trata de tablas, cálculos o fórmulas, se suele trabajar con Excel. El famoso programa de hojas de cálculo forma parte del paquete de Microsoft 365 y está disponible para los sistemas operativos Windows y macOS. Resulta una herramienta ideal para estructurar claramente los valores, especialmente si son numerosos. Sin embargo, cuando los archivos incluyen muchos datos, pueden volverse un poco confusos. En este caso, si necesitas encontrar determinadas combinaciones de letras o números y sustituirlas, puedes utilizar las funciones de buscar y reemplazar en Excel, que te permiten hacerlo con solo un clic del ratón. A continuación, te las explicamos paso a paso.

Ambas funciones están estrechamente relacionadas. Para ejecutarlas, puedes utilizar la opción correspondiente en el menú o diversos atajos de teclado. Las dos funciones se encuentran en la misma ventana, aunque en pestañas diferentes. Sigue estos pasos para acceder a ellas y utilizarlas:

¿Tienes una gran tabla de Excel con muchos valores y buscas una combinación concreta de letras y números? La función Buscar es la herramienta ideal para ello. Para abrirla, selecciona la pestaña de “Inicio” del menú y, después, abre el menú desplegable de “Buscar y seleccionar”. Pulsa “Buscar” para abrir la ventana, donde encontrarás todas las opciones.

De esta manera, Excel amplía la ventana y ofrece varias posibilidades: si abres el menú desplegable junto a “Buscar”, puedes establecer el rango en el que se busca el término. Si seleccionas “Hoja”, Excel solo buscará en la hoja de trabajo actual, mientras que, si eliges “Libro”, el programa buscará en todas las hojas. También tienes la opción de buscar por filas o columnas, lo que no afecta los resultados de búsqueda en sí, solo el orden. Esta configuración solo determina en qué dirección se realiza la búsqueda, comenzando desde la celda seleccionada en ese momento. Finalmente, Excel ofrece la opción de buscar en rangos concretos mediante “Buscar en”, donde puedes elegir entre fórmulas, valores y comentarios.

¿Tienes que corregir algún valor de la tabla, pero no recuerdas exactamente dónde está? ¿Necesitas sustituir el contenido de una celda más de una vez? Con la función “Reemplazar” podrás hacerlo fácilmente. En este caso, Excel sustituye un valor por otro diferente, después de buscar automáticamente el contenido.

Si acabas de realizar una búsqueda, la ventana para la función de reemplazo ya estará abierta: solo tienes que seleccionar la pestaña correspondiente. También es posible recurrir al acceso directo desde la pestaña de “Inicio” del menú, en la que debes abrir el menú desplegable “Buscar y seleccionar” y pulsar la opción “Reemplazar”.

Si estás seguro de que quieres sustituir el contenido que has indicado en todas las celdas, haz clic en el botón “Reemplazar todos”. Se abrirá automáticamente un cuadro de diálogo que te mostrará cuántas celdas se han modificado.

En los documentos de Excel, especialmente en los más largos, es posible que quieras buscar algún término indefinido. Para ello, Excel te brinda la posibilidad de utilizar caracteres-comodín. En este caso, el programa busca todas las combinaciones de letras que cumplan con los requisitos indicados. A continuación, te indicamos los únicos caracteres comodín que reconoce Excel:

El signo de interrogación representa un solo carácter indefinido. Por ejemplo, si buscas “n?nca”, Excel te mostrará resultados como “nunca”.

El asterisco tiene una función similar a la del signo de interrogación. La diferencia es que no representa un solo carácter, sino cualquier número de caracteres: por ejemplo, si introduces “n*a”, Excel encontrará “nómina” o “nunca”. Si necesitas encontrar todas las palabras que empiezan por alguna letra, como la S, debes introducir “S*”.

Te preguntarás cómo se buscan estos mismos caracteres cuando no queremos utilizarlos como comodín. En este caso, se utiliza la virgulilla, que debes introducir justo antes del carácter correspondiente: por ejemplo, puedes buscar “~?” o “~*”. También puedes encontrar la propia virgulilla introduciendo “~~”.