Los correos electrónicos son una parte elemental de la comunicación externa e interna en muchas empresas. Dependiendo del ámbito de actividad y de la posición en la empresa, la frecuencia con que se comprueba el propio buzón de correo en el día a día laboral varía, así como la constancia con la que se deben contestar los correos electrónicos. En el caso de las personas de contacto para los empleados o del punto de atención central para uno o varios clientes importantes, echar un vistazo con regularidad a la bandeja de entrada es indispensable.
Si debido a la gran cantidad de mensajes no consigues ponerte al día con la revisión y el procesamiento del tráfico de correos, entonces compartir el buzón con los compañeros puede resultar práctico. Estos pueden agregar el buzón a su propia cuenta de correo electrónico y así mismo tener acceso a los correos electrónicos entrantes; y si se les otorgan los permisos correspondientes, también gestionarlos. En Microsoft Outlook está disponible este uso de buzón compartido para todas las cuentas que se encuentren guardadas en el Servidor de Microsoft Exchangecomún. Pero ¿cómo se comparte el buzón en el servicio de correo electrónico de Microsoft?, ¿cómo se puede agregar otro buzón en Outlook?
Son varios los motivos por los que puede ser práctico o necesario agregar a la propia cuenta en Outlook un buzón que en realidad pertenece a otro perfil. Un escenario típico es, por ejemplo, aquel en el que un directivo necesita ayuda para gestionar subuzón, para lo que otorga permisos de acceso a sus asistentes. De esta forma, y dependiendo del nivel de autorización, pueden encargarse de revisar y clasificar, o incluso de responder a los correos electrónicos recibidos. Otro escenario de aplicación es la gestión compartida de una cuenta de correo electrónico de soporte: si varios usuarios agregan el buzón en Outlook perteneciente a la cuenta de correo de soporte, las tareas de soporte pueden repartirse entre varias personas sin problema.
En Outlook no solo se pueden autorizar y compartir buzones, también se puede dar acceso al calendario de Outlook para compartir las reuniones con compañeros, clientes o socios.
Por último, también es posible agregar buzones en Outlook de antiguos compañeros, al menos provisionalmente, en las cuentas de Outlook de personas que trabajan actualmente en la empresa. Esto es especialmente importante si los antiguos empleados solían estar en contacto continuo por correo electrónico con clientes. De esta forma, la cuenta respectiva puede permanecer activa durante la fase de transición.
Para poder agregar el buzón de otra cuenta Outlook a la propia cuenta, primero debe otorgarse el permiso, ya que es posible compartir el buzón completo o solo algunas carpetas. También es práctico, por ejemplo, dar acceso solamente a los mensajes de un cliente concreto. Además, se puede determinar únicamente un permiso de lectura o la posibilidad de seleccionar, responder o incluso eliminar los correos electrónicos. Una vez compartido, el buzón Outlook puede agregarse y, según los permisos, administrarse conjuntamente.
Puede ser que haya que esperar unos minutos hasta que los buzones o carpetas de correo electrónico compartidos estén disponibles. También puede ser necesario esperar un momento para agregarlos a tu buzón Outlook.
La autorización para compartir un buzón Outlook (o una subcarpeta) con otros usuarios en el Servidor de Exchange se realiza en pocos pasos.
Marca primero con un clic del botón derecho del ratón la bandeja de entrada y selecciona en el menú que aparece a continuación el punto “Propiedades” (Outlook en versión web: “Permisos”). Si no quieres compartir todo el buzón, sino solamente determinadas subcarpetas, selecciona esas carpetas en vez de la bandeja de entrada.
Accede a la pestaña “Permisos” y haz clic en “Agregar”. A continuación, puedes buscar en la lista global de direcciones la cuenta a la que deseas agregar el buzón:
Por último, determina los permisos de usuario para el buzón compartido. Con el nivel de permiso Propietario es posible leer, responder y también eliminar todos los correos electrónicos, pero también crear carpetas nuevas y subcarpetas. Con “Aceptar” se aprueban los ajustes realizados.
Para agregar un buzón compartido en Outlook 2016, primero hay que registrarse en el cliente. Una vez iniciado el software, abre la pestaña “Archivo” y haz doble clic en “Configuración de la cuenta”:
En la lista, marca con un clic la cuenta Outlook que quieras vincular con el buzón compartido y luego haz clic en el botón “Cambiar”. Otra opción es iniciar la configuración de cuenta de Exchange haciendo doble clic en la cuenta correspondiente:
A continuación, haz clic en “Más ajustes” y continúa a la pestaña “Avanzado”. Haz clic en “Agregar”, escribe el nombre del buzón compartido y confirma con “Aceptar”:
El buzón debería aparecer ahora en la lista junto a los otros buzones. Si es así, guarda los cambios con “Aplicar”. A continuación, haz clic en “Aceptar” y después en “Continuar”. Outlook te informa de que tu cuenta se ha actualizado correctamente.
Ahora puedes ver el buzón Outlook agregado en el panel de carpetas. Si lo seleccionas, el cliente te enumera directamente en tu propia cuenta los mensajes contenidos.
Los usuarios de Outlook 2013 pueden agregar buzones compartidos a su propio perfil Outlook mediante la configuración de la cuenta. Se accede a la configuración a través de la pestaña “Archivo”, haciendo clic en el botón “Información” y luego en el menú que se abre a continuación “Configuración de la cuenta”:
Ahora selecciona en la configuración de la cuenta a la que quieres agregar el buzón en Outlook y después haz clic en “Cambiar”. En la siguiente pantalla haz clic en “Más ajustes” para editar la configuración de Microsoft Exchange para esta cuenta. También se puede acceder a la configuración de Exchange haciendo doble clic en la cuenta correspondiente.
En el siguiente paso sigue a la pestaña “Avanzado” y añade el buzón deseado con “Agregar”. Para ello tienes que introducir el nombre del usuario o el de su cuenta de Exchange y confirmar en “Aceptar”. En cuanto se agrega el buzón compartido en Outlook, Outlook 2013 lo muestra en la siguiente ventana: “Abrir buzón adicional”.
Ahora haz clic sucesivamente en los botones “Aplicar” y “Aceptar”, y en las ventanas “Siguiente” y “Finalizar”, para guardar el buzón Outlook agregado que ahora aparece automáticamente en el panel de carpetas de tu cuenta. Los buzones Outlook agregados se encuentran en el panel de carpetas debajo de las carpetas de tu propia cuenta Outlook.
También en la aplicación web de Outlook pueden agregarse buzones que otros usuarios han compartido. Para ello, primero hay que desplegar el panel de carpetas, en caso de que no lo tengas así configurado, haciendo clic en “Más”.
Si tienes el panel de carpetas desplegado completamente, haz clic con el botón derecho del ratón en tu cuenta Outlook que aparece como tu nombre o la dirección de correo de tu cuenta Outlook. Selecciona el punto Agregar carpeta compartida en el menú que se abre a continuación:
Indica el nombre o correo electrónico de la persona cuyo buzón Outlook deseas compartir y haz clic en “Agregar”:
En el panel de carpetas, debajo de las carpetas de tu propio buzón, debería verse un apartado para el buzón Outlook agregado:
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