Segundo paso: el encabezamiento
En el encabezamiento se muestra una fórmula de saludo con la que, junto con el tratamiento que se da al destinatario, se muestra un mayor o menor grado de cortesía con respecto a este. Aunque se trata de una línea muy corta, son muchas las dudas que pueden surgir al escribirla:
¿Cuál es el grado de formalidad al que atenerse?
Más vale pasarse que escatimar. Es decir, es mejor ser demasiado formal a mostrar cierto grado de descortesía en un mensaje. Si se quiere apostar por lo seguro se puede recurrir a la formulación“Estimado/a señor o señora:”, especialmente si nos dirigimos a una persona desconocida o con un puesto superior. Existen saludos más corteses en el caso de que se trate de autoridades religiosas o de estado. Si, por el contrario, tienes una relación más cercana con el destinario, puedes empezar con una fórmula de saludo como “Buenos días.”, “Estimado (nombre del destinatario):” o un simple “Hola, (nombre del destinatario):”, fórmula esta última algo más informal.
¿Cómo debo saludar al destinatario?
Dentro de los saludos formales existen diferentes variantes en función de la relación entre emisor y destinatario, así como el contexto en el que se envía la misiva online. Si, como se ha indicado anteriormente, se recurre a la forma tradicional, encontramos las siguientes posibilidades.
- Estimado/-a Sr. /Sra. (apellido):
- Estimado/a señor/a (apellido):
- Estimado/ a Director/a:
- Estimada Prof.ª Navarro:
De nuevo, el grado de formalidad que envuelva a la misiva influirá en el tipo de saludo usado y tratamiento dado al destinatario. No hay que olvidar los cargos de cada uno de ellos, que deberán indicarse en los casos que corresponda.
¿A quién debo saludar primero?
Si son varios los destinatarios del correo, hay que dirigirse a todos ellos. En aquellos casos en los que el mensaje no se dirige a una persona concreta, sino a una empresa o a uno de sus departamentos se usa la fórmula “Muy señores míos /nuestros (si los remitentes son dos o más)”. Pero ¿y si conocemos sus nombres, en qué orden deben escribirse? Por norma general se nombra a las personas en función de su posición en la empresa y, si se encuentran en el mismo cargo, entonces se ordenan por orden alfabético. Lógicamente las pautas internas de cada empresa o las preferencias personales pueden variar y, por tanto, seguir otro orden.
¿Qué hacer si no conozco el sexo del destinatario?
Puede ocurrir que en ocasiones solo conozcamos los apellidos de una persona o esta posea un nombre ambiguo, ante lo que es muy difícil dilucidar si el destinatario es un hombre o una mujer. Entonces se deberá llevar a cabo una pequeña labor detectivesca, visitando la página de la empresa o determinadas redes sociales para averiguar la identidad del interlocutor, ya que un tratamiento equivocado puede llevar a que el destinatario se decida por ignorar el mensaje. Incluso en caso necesario, sobre todo si se trata de grandes empresas, puede ser muy útil preguntar al departamento de recursos humanos. No obstante, si tras este trabajo de investigación no se han obtenido los resultados esperados, habrá que optar por una fórmula neutra “Muy señores míos/nuestros” o por desdoblamientos “Estimado/a señor/a (apellido del destinatario)”.
¿Qué signos de puntuación acompañan al encabezamiento?
Tradicionalmente los dos puntos(:), tras lo cual se empieza a escribir en la siguiente línea con mayúscula. No obstante, si se trata de una frase autoconclusiva se escribe punto(.).
- Estimada señora García:
Muchas gracias por su pronta respuesta. - Buenos días.
En primer lugar me gustaría agradecerle la conferencia que realizó el pasado lunes.