Cinco alternativas a Slack para la comunicación interna

Slack es una de las aplicaciones preferidas de las empresas para su comunicación interna. Poco después de su lanzamiento ya tenía cientos de miles de usuarios. Para ser más exactos, en septiembre de 2017, seis millones de personas utilizaban la plataforma a diario. El equipo de Stewart Butterfield desarrolló esta herramienta de colaboración mientras programaba un videojuego (que finalmente no tuvo éxito). El hecho de que el propio equipo de desarrolladores utilizara la aplicación contribuyó sin duda a su facilidad de uso, aunque en 2015 se hizo evidente que el software no era perfecto: Slack sufrió un ataque malicioso en el que robaron numerosos datos de los usuarios. Como resultado, la empresa elevó los estándares de seguridad e introdujo la autenticación de dos factores.

Con la creciente popularidad de la aplicación, es probable que los ataques continúen en el futuro. Para algunos usuarios esta es una razón de peso para buscar alternativas a Slack. Además, Slack es un software basado en la nube cuyos servidores están ubicados en Estados Unidos, por lo que no es posible que las empresas alojen los datos sensibles en sus propios servidores. Si para ti es importante la seguridad que proporciona la ley europea de protección de datos, hay que recurrir a alternativas a Slack cuyos servidores estén ubicados en Europa. Algunos proveedores te permiten descargar el software y utilizar un host en el que confíes.

El punto fuerte de Slack son las salas de chat, que se pueden crear para todos los proyectos o equipos necesarios. El responsable de equipo puede agregar personas a los canales y editar los permisos de acceso de los usuarios. El software se centra especialmente en los debates en equipo, lo que permite aumentar la transparencia dentro de la empresa. Además, dispone de otra herramienta muy práctica, un sistema de búsqueda con el que se pueden localizar todas las conversaciones de grupo, los mensajes privados y los archivos que se han subido. También es muy sencillo comentar documentos directamente en la aplicación. Desde una actualización realizada en septiembre de 2017, es posible la comunicación entre empresas y entre equipos.

Los chatbots amplían el rango de funciones. En la parte superior, por ejemplo, puedes ver el “slackbot” debajo de “Mensajes directos”. Este bot responde a preguntas sobre el funcionamiento de Slack y enlaza a los artículos de ayuda correspondientes. Por otro lado, con el bot “Polly” puedes insertar encuestas.

Slack en sí misma no tiene funciones de gestión de contenido, pero integra una serie de aplicaciones con las que los usuarios suelen trabajar. Al mejorar su cooperación con Google, ahora ofrece apps para enlazar con los servicios de Google Drive, Hangouts y Calendar. Con Zoom, Slack añade la función de conferencia en vídeo. Otras aplicaciones que pueden integrarse son:

• Zendesk
• OneDrive
• Dropbox
• RSS Feed
• Twitter
• Salesforce
• Asana

Su manejo sencillo e intuitivo hace que Slack sea muy popular. Puedes leer un artículo de la Digital Guide de IONOS si deseas saber más sobre Slack. Aquí aprenderás a utilizar la herramienta y reducirás la cantidad de correos electrónicos, ahorrarás trabajo y aumentarás la transparencia en la comunicación interna de tu empresa.

A pesar de todas las ventajas con las que cuenta la aplicación, la protección de datos y la seguridad siguen siendo argumentos de peso contra este popular programa de chat. Por ello, se presentan en este artículo las mejores alternativas a Slack: algunas son gratuitas o se ubican en centros de datos seguros de Europa. La opción que más te convenga dependerá de lo que busques para la comunicación interna de tu compañía.

Spike ha reinventado la comunicación en el seno de los equipos. Aunque hoy sigue siendo el correo electrónico el que lleva el mayor peso de la comunicación en las empresas modernas, el programa topa con sus límites cuando se trata de seguir la correlación de mensajes en una discusión más larga. La aplicación Spike traslada esta dinámica a un formato más conocido por los programas de mensajería y chat: la representación visual en forma de diálogo, prescindiendo para ello de la línea de asunto y de la firma. De este modo, el usuario puede comunicarse por correo electrónico de una forma más natural que recuerda a la propia de un chat.

El punto fuerte de Spike es que no requiere crear una cuenta, sino que recurre a la cuenta de correo electrónico ya existente. Aquellos usuarios con una cuenta gratuita en un proveedor como Gmail o Yahoo y un volumen de mensajes que no supere los cien mil pueden utilizar la versión gratuita. Los equipos profesionales que tienen un dominio de correo propio han de inclinarse por la versión de pago.

No obstante, el programa no se limita a la innovadora visualización de los correos en formato de chat. Como otras alternativas a Slack, Spike ofrece otros recursos para facilitar la comunicación y la cooperación en los equipos: los chats para grupos, el envío de archivos o la videotelefonía se cuentan entre ellos, así como también permite gestionar un calendario.

La aplicación puede usarse en diferentes plataformas. Además de Windows y macOS, cuenta también con una versión móvil para Android y iOS, así como una aplicación web.

En la versión gratuita tienes acceso al número de usuarios y conversaciones que quieras. A diferencia de Slack, Fleep no limita la memoria de mensajes. En la sala de chat de Fleep puedes administrar actividades y configuraciones, subir archivos o usar la función de búsqueda. Dentro de una conversación, puedes subir archivos o establecer y administrar tareas con un solo clic. También encontrarás mensajes marcados y archivos subidos en la barra lateral. Cada cuenta gratuita recibe una memoria disponible de hasta 10 GB.

La herramienta permite integrar un número ilimitado de aplicaciones. Además de varios servicios cloud actuales, el correo electrónico y las herramientas de gestión de proyectos, puedes integrar appear.in. Este plugin añade funciones muy prácticas de llamada por voz o vídeo al sistema de chat de esta alternativa a Slack. Con la API de Fleep pueden integrarse aplicaciones más pesadas o de desarrollo propio.

La versión para empresas solo está disponible con suscripción, aunque tiene un precio razonable. Con esta versión, la capacidad de la memoria de documentos aumenta hasta 100 GB. Otras características son:

• gestión de cuentas, chats y equipos como administrador,
• nombre de la empresa en el perfil y
• logotipo de la empresa para todos los usuarios de la herramienta.

En la gestión de cuentas, puedes bloquear o eliminar los spammers y los usuarios inactivos.

Esta alternativa a Slack destaca no solo por ser gratuita, sino también porque resulta fácilmente personalizable para los desarrolladores de tu empresa gracias a su código abierto. Para grandes empresas que requieran disponer de soporte técnico, existen también variantes de pago. En la versión básica, Rocket Chat solo proporciona la aplicación, por lo que cada equipo ha de encargarse del alojamiento. Basta con descargar el programa, para que los datos confidenciales se guarden en tus servidores. ¿Quieres un servicio en la nube? Rocket.Chat también dispone de una opción cloud escalable.

El hoster ofrece tres planes de suscripción: Bronze, Silver y Gold. El precio incluye espacio de almacenamiento de entre 1 TB y 20 TB y un número ilimitado de usuarios, y también se incluye servicio de soporte básico. Sin embargo, para obtener asistencia prioritaria hay que pagar más también en la versión en la nube: para las compañías más grandes, esta cantidad puede valer la pena, mientras que para las empresas pequeñas el servicio de asistencia básica puede ser suficiente.

Rocket.Chat reúne todas las características habituales de mensajería que una buena alternativa a Slack debe tener, como son los chats de equipos y de proyectos, los mensajes privados y otras opciones. Los canales privados, como se muestra arriba, son cerrados, están encriptados y no se archivan. La comunicación interna de la empresa se maneja con la misma fluidez que el chat en vivo B2C integrado a través de Rocket.Chat en su página web. Además, puedes añadir usuarios, invitados y canales ilimitados, y la autenticación de dos factores para compartir archivos proporciona seguridad adicional.

Los desarrolladores están constantemente trabajando en el código de Rocket.Chat, lo que ha permitido implementar diversas API en el software. Utiliza Hubot y Webhook para integrar tus herramientas y otros bots en Rocket.Chat. La comunidad de desarrollo de la herramienta recomienda, por ejemplo, la instalación de Jitsi Videobridge para estabilizar el videochat de la aplicación y conectar de forma óptima a los usuarios que se encuentran más lejos geográficamente. Otras aplicaciones que se pueden integrar en Roclet.Chat son:

• Google Calendar
• DeadSimpleScreenSharing
• Azure Alerts
• BitBucket
• Jira
• PagerDuty
• Nixstats
• Travis CI
• Trello
• GitHub y GitLab
• Zapier

Rocket.Chat aventaja a Slack con la función de llamadas de voz y vídeo. Durante una reunión, los miembros del chat pueden unirse a la conversación en cualquier momento y obtienen también acceso a la pantalla compartida. El típico caos reinante en las conversaciones de chat más largas se ordena mediante hilos y el Hubot, aún con posibilidades de mejora frente al bot de Slack.

Mattermost es otro competidor de software libre que quiere hacerlo aún mejor que Slack, por lo que la comunidad de desarrollo se ha especializado en la comunicación corporativa segura para conseguirlo. Para cumplir con los estándares de seguridad necesarios, es más aconsejable mantener todos los datos en tu propio servidor. Para ello, selecciona tu servidor durante la instalación y especifica el dominio. A continuación, determina si el programa puede enviar mensajes push, comprobar la ortografía o iniciarse automáticamente cada vez que se encienda el sistema.

Esta aplicación de mensajería tiene una edición gratuita para equipos y dos versiones para empresas. La Enterprise Edition E10 está optimizada para equipos y departamentos que desean tener más control sobre su infraestructura de TI: los mensajes push encriptados y la AACP garantizan una seguridad óptima, por un precio fijo mensual. E20 es una versión empresarial con características de cumplimiento y seguridad adicionales.:

• compatibilidad ampliada con el cumplimiento de normativas estándar,
• autenticación adicional,
• soporte extendido para tu centro de datos y
• análisis de la empresa

El plan Team Edition ofrece un práctico sistema de mensajería para un entorno de nube privada. Y contiene todas las características básicas de las ediciones Enterprise. Incluso con la versión gratuita, podrás beneficiarte de las periódicas actualizaciones de mejora.

En el programa se crean equipos para los usuarios necesarios: la estructura en hilos se ocupa de limpiar las conversaciones largas. La búsqueda no solo muestra el mensaje deseado, sino también su entorno de conversación. Para cargar archivos y buscar documentos archivados, puedes utilizar la barra de tareas. En un chat, los usuarios ven cuando una llamada en conferencia PSTN está en progreso y se pueden unir al hacer clic en “Aceptar” cuando reciben una invitación. Además de los mensajes privados escritos, la herramienta permite telefonía VoIP, llamadas de mensajes instantáneos y videoconferencias.

Puedes añadir integraciones ilimitadas en la versión de equipo. En términos de usabilidad, sin embargo, Slack está un paso por delante, ya que en Mattermost la instalación de las aplicaciones ha de hacerse manualmente. Sin embargo, Slack solamente permite 10 bots y aplicaciones en la versión de prueba, además de limitar a 10 000 el número de mensajes almacenados. Mientras tanto, Mattermost no pone límites en este aspecto. El programa está disponible en versión web, de escritorio y a modo de aplicación para smartphones.

Microsoft celebró el éxito de su herramienta en la conferencia Ignite. Según el gigante del software, 125 000 empresas ya utilizaban su herramienta de comunicación tan solo seis meses después del lanzamiento. En vista de esta popularidad ¿puede convertirse en la alternativa a Slack definitiva?

Pueden criticarse los métodos de Microsoft a la hora de lanzar actualizaciones, pero no el Messenger. El software de Microsoft contiene todas las características esenciales, como son el chat y los mensajes instantáneos. A través de videollamadas en alta definición, pueden conectarse a las reuniones hasta 250 personas. El acceso de invitados también permite agregar a las videollamadas a personas ajenas a la empresa para trabajar en equipo. Por otro lado, los desarrolladores han añadido una integración con el calendario de Outlook, donde el equipo recibe notificaciones de las reuniones próximas.

Puedes compartir archivos en chats o mensajes instantáneos a través de la nube de OneDrive, encriptar documentos de principio a fin y proteger tus datos con la autenticación multifactorial. Cuando compartes archivos en un canal, el programa los coloca en la carpeta compartida SharePoint para que sean accesibles por todos los miembros del equipo.

A esto se añaden las funciones de llamada de voz para reuniones y VoIP. El software también soporta llamadas a teléfonos y proporciona un número de teléfono para los propios canales. Para la optimización del flujo de trabajo la herramienta dispone de un administrador de tareas.

También pueden añadirse chatbots a través del App Store: haz clic en el botón “Apps” y selecciona la pestaña “Bots”. Estos bots responden a preguntas frecuentes, proporcionan ayuda o realizan actualizaciones. La tienda también incluye Connectors, la API de Microsoft 365 para aplicaciones de terceros como Adobe Creative Cloud, RSS feeds, Asana y herramientas de gestión de proyectos como Aha!.

Hay muchas ofertas de software para la comunicación interna corporativa. Desde hace algunos años, Slack parece estar superando a toda la competencia. Slack es sinónimo de facilidad de uso, comunicación eficiente en equipo y mejora de los flujos de trabajo gracias a una mayor transparencia. Pero las mejores alternativas a Slack no son inferiores a la popular herramienta. Los equipos de Mattermost y Microsoft Teams también cuentan con certificados de seguridad para empresas con estrictos estándares de protección de datos. Por su parte, la gestión innovadora de los emails en Spike convierte a esta herramienta en una alternativa a Slack factible.

Entre las alternativas gratuitas, el software de código abierto Rocket.chat ofrece a los desarrolladores espacio para implementar las funciones que necesiten. También puedes alojar Rocket.Chat y Mattermost en tu propio servidor, de modo que tengas el control total sobre tus datos. Si quieres poner tus conversaciones y archivos en otras manos, Fleep es una buena alternativa con servidores dentro de la Unión Europea. Si no estás seguro de qué aplicación es la adecuada para tu negocio, prueba las versiones de prueba gratuitas.