Word: control de cambios
En el modo de control de cambios de Word (a veces también denominado modo de seguimiento), se pueden rastrear todos los cambios, ajustes de formato o comentarios en un documento Word. Esta función es especialmente útil si varios autores trabajan en un documento. De esta forma, puedes comprobar exactamente quién es el responsable de cada cambio y cuándo se realizó el último cambio. Puedes aceptar los cambios de forma definitiva todos a la vez o de forma individual, según prefieras. Aquí te explicamos cómo hacerlo.
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Activar el modo de control de cambios en Word: así se hace
En la sección de “Revisión” del menú principal, ve al apartado de “Seguimiento” y selecciona la opción de Word “Control de cambios” y dentro una vez más “Control de cambios”. Entonces, el modo de control de cambios quedará activado. Ahora todos los cambios en el documento se registrarán. La forma en la que se muestran los cambios depende de los ajustes del modo de control de cambios.
Si la opción de menú “Control de cambios” aparece en gris en Word, es probable que el documento esté protegido contra cualquier cambio. En ese caso, primero debes desactivar la protección del documento, antes de poder activar el control de cambios. Ve a “Revisar” y “Restringir edición” para comprobar si existe una protección de este tipo y desactívala si es el caso. Es posible que necesites la contraseña correspondiente.
También puedes activar el control de cambios con la combinación de teclas de Word Ctrl + Shift + E.
Representación estándar de los cambios
Si no especificaste ningún cambio adicional, el texto añadido se marca en color y con subrayado. El texto eliminado se marca de color y tachado. En el margen izquierdo aparece una línea vertical al lado de los tramos de texto modificados. En el margen derecho aparece un comentario con información relativa a los cambios. Si pasas el ratón sobre el texto modificado, también aparece un comentario con la información detallada sobre el autor, el momento del cambio y las modificaciones concretas. Aquí también puedes consultar si se ha modificado el formato.
Los cambios de autores diferentes se muestran en colores diferentes y los usuarios pueden añadir cambios. El modo de control de cambios de Word se asemeja a la función de comentarios de Word. Si usas el control de cambios y los comentarios de forma simultánea, todos los elementos aparecerán en el margen derecho.
Opciones alternativas de visualización
Mediante las opciones de visualización del control de cambios puedes adaptar la representación de los cambios exactamente a tus requisitos. En cuanto al alcance de la indicación de los cambios, existen los siguientes ajustes:
| Marca sencilla | Los cambios solo se marcan mediante una línea en el margen lateral. Haciendo clic sobre la línea puedes mostrar los cambios. En esta representación ves cómo quedará el texto después de aceptar todos los cambios. |
|---|---|
| Revisiones: todas | Todos los cambios se muestran de forma detallada, tal y como se describe en la parte superior, en “Representaciones estándar”. |
| Revisiones: ninguna | Los cambios no se muestran. Verás una vista previa de cómo quedará el documento después de aceptar todos los cambios. |
| Original | El documento se muestra en la versión antigua, sin cambios. |
En “Mostrar marcas” también puedes determinar en detalle el tipo de representación. Aquí aparecen los siguientes ajustes adicionales que puedes activar:
| Comentarios | Los comentarios se muestran como cambios. |
|---|---|
| Mano alzada | Las inserciones que se realizaron, p. ej. con la función de mano alzada de una tablet, se muestran como cambios. |
| Inserciones y eliminaciones | Las inserciones y eliminaciones se muestran como cambios. |
| Formato | Los cambios de formato se muestran como cambios. |
| Globos: mostrar revisiones en globos | Los cambios se muestran en forma de globos en el margen derecho del documento. |
| Globos: mostrar todas las revisiones inline | Los cambios se muestran directamente en el texto (“inline”), destacándolos. |
| Globos: mostrar solo comentarios y cambios de formato en globos | Los comentarios y cambios de formato se muestran en globos en el margen derecho, los cambios restantes, directamente en el texto. |
| Personas específicas | Aquí puedes ajustar si deseas que solo se muestren los cambios de algunos revisores en concreto. |
| Destacar actualizacionesOtros autores | Por norma general, estos ajustes están desactivados en las versiones de Microsoft Word para puestos de trabajo individuales y solo afectan a la edición simultánea de documentos por parte de varios usuarios. |
Otra opción de visualización de los cambios es el panel de revisiones. Puedes mostrarlo en horizontal o vertical. Aquí se indican los cambios realizados con el revisor correspondiente, de forma similar a los globos en el margen lateral, pero sin indicación de tiempo. El panel de revisiones es especialmente útil para determinar de un vistazo si el documento incluye o no cambios que necesitas aceptar o rechazar. En la parte superior del panel de revisiones puedes consultar el número de revisiones pendientes.
Mediante el símbolo de ampliación en la parte inferior derecha de “Seguimiento”, puedes acceder a un cuadro de diálogo que incluya todas las opciones de ajustes. Aquí también aparece el botón “Opciones avanzadas” que te permite ajustar el tipo de marca, la asignación de revisores, el tipo de fuente y el tamaño de los globos de manera totalmente individual.
El modo de control de cambios no solo existe en Word. En Excel también puedes activar el control de cambios.
Aceptar o rechazar cambios
En la pestaña “Revisar” de la cinta de menú aparece el apartado “Cambios” que te permite aceptar o rechazar los cambios. Puedes usar los botones “Anterior” y “Siguiente” para pasar por todos los cambios de forma individual. Con los botones “Aceptar” y “Rechazar” confirmas o descartas los cambios, Word saltará automáticamente al siguiente cambio. El cambio aceptado o rechazado desaparecerá de la lista de cambios, es decir, ya no se indicará como un cambio.
Si haces clic en la flecha por debajo de los botones “Aceptar” y “Rechazar” accederás a más opciones de edición rápida. De esta forma, podrás, p. ej., aceptar o rechazar todos los cambios a la vez.
El seguimiento de Word es prácticamente idéntico en todas las versiones de Word. Otros programas de procesamiento de textos ofrecen funciones similares.
Word: seguimiento e impresión
Recuerda que la información del control de cambios también se indica en la impresión del documento, es decir, las indicaciones de los cambios en los bordes también se imprimen con el texto. Si quieres evitarlo, tienes dos opciones:
- Accede a la pestaña “Archivo” y selecciona la opción “Imprimir”. En “Configuración”, abre la opción “Imprimir todas las páginas del documento”. En la parte inferior sale la opción “Imprimir documento con revisiones”. Si retiras la marca de verificación de este punto, el documento se imprime en su versión modificada sin las marcas de los cambios. En la parte derecha puedes consultar la vista previa de impresión.
- Si antes de imprimir configuras los ajustes de indicación a “Revisiones: ninguna”, el documento también se imprime en su versión modificada sin mostrar los cambios. De forma alternativa, puedes seleccionar el ajuste “Original” e imprimir el documento en la versión antigua sin cambios.
Desconectar el control de cambios
Si quieres desactivar el modo de control de cambios en Word, procede de la siguiente forma:
- Abre la pestaña “Revisar”.
- En la cinta de menú, haz clic en “Control de cambios” (ubicado en la sección “Seguimiento”).
- Haz clic nuevamente en “Control de cambios”.
De esta forma el modo de control de cambios queda desactivado y ya no se marcan los cambios. Sin embargo, los cambios registrados con anterioridad se siguen indicando y todavía puedes aceptar o rechazarlos.
Acuérdate de desactivar el control de cambios cuando ya no lo necesites y de aceptar o rechazar todos los cambios. Sobre todo, si quieres enviar el documento a otras personas en un formato Word definitivo. En caso contrario, el receptor verá las versiones antiguas del texto.
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