Aunque es posible crear un PDF para rellenar de forma totalmente gratuita, algunos usuarios siguen apostando por la solución estándar profesional que es, a su vez, la más cara: Adobe Acrobat.
Esto puede deberse al hecho de que no todos tus clientes o colegas tengan una licencia de MS Office o no quieren usar OpenOffice o LibreOffice. Además, Adobe ofrece algunas características especiales en las que la competencia gratuita no está a la altura. La característica más destacada es el reconocimiento automático y fiable de campos de formulario en archivos digitales e incluso en documentos de papel escaneados. Con el software de Adobe, incluso puedes convertir tu formulario de MS Word en un PDF rellenable.
Esto funciona de la siguiente manera:
- Haz clic en “Start Form Wizard” en la barra de herramientas (los nombres de los procedimientos y menús pueden variar mucho de una versión a otra; nuestras instrucciones se refieren a Adobe Acrobat 9).
- En la ventana que se abre, selecciona la fuente de tu formulario. Acrobat puede abrir formularios electrónicos existentes (archivos PDF, Word o Excel y muchos otros formatos), así como convertir documentos de papel escaneados en un formulario (también puede crear un formulario completamente nuevo utilizando plantillas).
- El asistente de formularios reconoce automáticamente todos los campos estáticos del formulario y los nombra según el texto que los rodea. Este proceso ocurre en un instante y tiene un alto índice de éxito. Sin embargo, también puede ocurrir que Acrobat olvide un campo o malinterprete un separador visual como un campo de firma. En este caso, puedes corregir rápidamente el error insertando, desplazando o borrando elementos de formulario de forma manual.
Además de esta práctica herramienta, la selección y funcionalidad de las herramientas de Adobe Acrobat son muy similares a las de MS Word, OpenOffice y LibreOffice: los campos de texto, las casillas de verificación, los campos y botones de opciones, listas y combinaciones de campos y botones pueden organizarse cómodamente utilizando la pantalla de retícula y configurarse haciendo doble clic.
Además, el programa ofrece interesantes funciones adicionales, algunas de las cuales se describen con más detalle, a continuación:
- Rellena los formularios interactivos más rápido saltando de un campo de entrada a otro en lugar de hacer clic con el ratón en cada uno de los elementos. En Adobe Acrobat, puedes establecer el orden de las pestañas para que este proceso sea lo más eficiente posible.
- En combinación con Adobe Sign, es posible añadir un campo para una firma digital a los formularios.
- Otra herramienta adicional en Acrobat es el campo de código de barras. Esto convierte automáticamente todas las entradas de formulario en un único código de barras que puede leerse e interpretarse con el hardware adecuado. Esto facilita la evaluación y el archivo de los formularios cuando se le devuelven en papel por correo o fax.
- Los formularios PDF también se pueden distribuir a clientes y colegas por correo electrónico o a través de un servidor interno utilizando Adobe Acrobat. El programa también te permite hacer un seguimiento del estado del formulario y enviar automáticamente recordatorios cuando se pierden las citas.
Adobe ofrece exhaustivos tutoriales para todas las funciones adicionales en su página web. También hay una versión de prueba gratuita de Adobe Acrobat, que es válida durante 14 días y que, además de crear, también te permitirá editar PDFs así como reducir documentos de este tipo de archivo.
Aparte de eso existen muchas alternativas a Adobe Acrobat con un rango similar de funciones. Sin embargo, la creación de formularios PDF rellenables solo es posible en las versiones Pro de estos programas (por ejemplo, Qoppa PDF Studio, PDF-XChange Editor) o en el marco de un programa de prueba de pago también es posible (por ejemplo, Foxit Phantom PDF, Nitro Pro).