¿Qué alternativa a Microsoft 365 es más recomendable para cada empresa?

Si bien Microsoft 365 (antes Office 365) es muy convincente gracias a su gama de funciones y su funcionalidad, algunas empresas buscan una alternativa más adecuada por diferentes razones: el modelo de suscripción ya no se adapta a las necesidades de la empresa, la oferta de funciones es demasiado amplia o los costes desmesurados. Hemos rastreado las diferentes alternativas a Microsoft 365 disponibles en el mercado y te presentamos las más conocidas.

La amplia gama de funciones que ofrece Microsoft 365 es para muchos usuarios la gran ventaja y una de las principales razones que convierte a las aplicaciones de Office deMicrosoft en la herramienta por defecto en la mayoría de las empresas. Para poder valorar siquiera una buena alternativa a Microsoft 365, esta debe cumplir muchas de las funciones por las que se caracteriza el líder del mercado.

El intercambio de datos es esencial en muchas empresas, del mismo modo que el trabajo colaborativo en documentos y procesos va ganando cada vez más en importancia. La atención se centra sobre todo la buena disponibilidad y en el historial de las diferentes versiones. Por esas razones, muchas empresas siguen apostando por las aplicaciones ofimáticas de Microsoft , ya que son pocas las alternativas adecuadas que ofrecen estas funciones, como es el caso de Google Workspace Cloud o OX App Suite. De ahí que, a la hora de buscar una alternativa apropiada a Microsoft 365, se deba observar este punto detenidamente. Muchas empresas dependen de Exchange y deben buscar estrategias en caso de elegir una alternativa inadecuada, lo que se convierte en un trabajo tedioso.

Otro aspecto importante que tener en cuenta son los formatos de archivos. Una alternativa a Microsoft 365 debe poder crear archivos compatibles con el paquete de Office de Microsoft, pero también poder modificar aquellos creados con el programa. Al fin y al cabo, Microsoft 365 está muy extendido en el mundo empresarial y no siempre es posible entregar los diferentes documentos en versiones legibles en formato PDF. Así que, quien quiera trabajar en documentos de forma conjunta con socios, compañeros o clientes debería pensar en la integración de formatos de archivos adecuados. Solo así es posible garantizar el libre intercambio de datos sin verse limitado por diferentes programas. Para este artículo no hemos tenido en cuenta las alternativas a Microsoft 365 que no lo hagan posible.

Otro punto importante para las empresas es el Reglamento Europeo de Protección de Datos (RGPD) y su cumplimiento dentro de los programas. En este punto, Microsoft 365 es pionero y destaca por su aplicación consecuente y ejemplar. Esto supone para las empresas la enorme ventaja de que apenas deben preocuparse por este tema. En el caso de algunas alternativas, sobre todo las gratuitas, ciertos aspectos del RGPD pueden ser problemáticos. A la hora de considerar una alternativa a Microsoft 365, la protección de datos no debe dejarse de lado bajo ningún concepto.

Hemos seleccionado y resumido diferentes alternativas a Microsoft 365. Si bien hay muchas más opciones, aquí te presentamos las más populares.

Hace ya tiempo que OpenOffice se estableció como alternativa a Microsoft 365. El programa gratuito ofrece una gama de funciones muy parecida al paquete de Microsoft. Sin embargo, se diferencia claramente en pequeños detalles prácticos. Esta alternativa es una buena opción para autónomos y pequeñas empresas, ya que con el programa es posible minimizar los costes efectivamente. No obstante, para su uso es necesario acostumbrarse a la estructura del programa y a su aspecto minimalista. Un ejemplo de ello es que muchas de las opciones importantes no se reconocen a primera vista.

Ventajas

Con actualizaciones regulares y extensiones se garantiza la seguridad y la estabilidad. Además, OpenOffice tiene la ventaja de que muchas opciones se pueden integrar a través de actualizaciones y plugins. Puedes leer documentos de Microsoft sin problema y también crearlos en los formatos correspondientes. Además, cuenta con un importante punto a favor: el consumo de memoria es extremadamente bajo, lo que conviene a muchos usuarios.

Desventajas

Aunque OpenOffice se desarrolló como alternativa a Microsoft 365, no consigue acercarse a todas las posibilidades de la solución de Microsoft. En especial las funciones más empleadas en las empresas, que para la competencia de Microsoft son más que evidentes, no se encuentran en el paquete. Por lo tanto, el grupo meta principal de OpenOffice sigue siendo usuarios particulares.

Google Workspace Cloud es la variante profesional de las aplicaciones de Google disponibles gratuitamente para usuarios particulares. Google Workspace reúne una gran variedad de funciones y las maneja con el poder de la arquitectura de Google. Por consiguiente, en especial algunas empresas, abogan por esta solución que recurre a muchos servicios de Google.

Ventajas

Además del uso sencillo de los formatos de archivos Office, esta alternativa a Microsoft 365 tiene la ventaja de que se pueden utilizar todos los servicios de Google cómodamente y sin limitaciones desde cualquier parte. Un soporte prioritario y un amplio portafolio de prestaciones y soluciones completan la oferta. Tanto el trabajo colaborativo en tiempo real como el uso de almacenamiento ilimitado en línea son posibles de manera que esta solución también se adapta con facilidad.

Desventajas

En Google Workspace apenas hay desventajas que señalar. No obstante, quien sea escéptico respecto a Google y la empresa madre Alphabet y hasta ahora no haya trabajado con estas soluciones, posiblemente deba decidirse por otra alternativa a Microsoft 365.

En su origen, LibreOffice era una división de OpenOffice y por tanto se basaba en la misma arquitectura. Sin embargo, al parecer la aplicación más bien minimalista de OpenOffice no era suficiente para los desarrolladores, de forma que se volvieron a establecer muchas funciones útiles en el nuevo LibreOffice. Esta alternativa gratuita a Microsoft 365 puede ser una buena opción para autónomos.

Ventajas

Debido a su similitud con Microsoft 365, el programa es especialmente sencillo de utilizar y apropiado para quienes empiezan a usar estas herramientas. Soporta los formatos de archivo habituales con lo que puedes leer, modificar y guardar los documentos Office. La sencillez de la interfaz de usuario y las funciones tan simples reducen además el consumo de memoria con lo que el programa convence especialmente al hardware menos potente.

Desventajas

LibreOffice se desarrolló teniendo en mente al usuario particular y por ello su portafolio de posibilidades es bastante limitado para las empresas. Así, no son posibles el trabajo en grupo o el intercambio fácil y rápido de documentos con esta alternativa a Microsoft 365. Aunque se pueden integrar ciertas funciones especiales, por lo general tiene que desarrollarlas uno mismo, lo que puede suponer mucho trabajo además de resultados erróneos en ciertas ocasiones.

Por su parte, OX App Suite ofrece ya de fábrica muchas de las funciones deseadas por los usuarios. Además, cumple todos los requisitos de protección de datos exigidos a las empresas europeas. Asimismo, los usuarios se benefician de la operación de menú ordenada y de una gran variedad de funciones, con lo que se cubren prácticamente todos los cometidos de Office Suite de forma cómoda y efectiva por medio de OX App Suite.

Ventajas

OX App Suite convence principalmente por su gran gama de funciones que no tiene nada que envidiar a Microsoft 365. Además, el programa no solo ofrece una amplia integración de Office con todos los formatos de archivos, sino también una solución de correo electrónico inteligente que incluye almacenamiento en línea y direcciones de correo electrónico aptas para tu empresa.

Desventajas

Con OX App Suite como alternativa a Microsoft Microsoft 365 es cuestión de acostumbrarse a un entorno de manejo diferente. Esto significa en primer lugar una transición importante a los diferentes programas y niveles de programa. Sin embargo, una vez dado el paso, no vas a arrepentirte para nada del cambio.

iWork for iCloud es la alternativa de Apple a Microsoft 365. Por eso esta opción se encuentra extendida sobre todo en las empresas que ya disponen de hardware de Apple y utilizan sus programas habitualmente. Aquellos que hasta ahora hayan permanecido en el universo Microsoft y no hayan utilizado ningún dispositivo Apple en la empresa, apenas sacarán beneficio de esta alternativa. Si por el contrario están disponibles los dispositivos correspondientes, entonces iWork puede representar una muy buena alternativa a Microsoft 365, convincente por sus prestaciones y posibilidades.

Ventajas

Esta solución gratuita es ideal para los fans de Apple: es totalmente compatible con el sistema operativo iOS y se puede utilizar en todos los aparatos Apple de manera ilimitada, ya sea MacBook, iMac, iPad o iPhone. También es posible el trabajo colaborativo, como por ejemplo el trabajo paralelo en un documento por parte de varios usuarios.

Desventajas

La utilización de iWork for iCloud solo tiene sentido para empresas que ya cuentan con una arquitectura Apple. Aunque esta alternativa a Microsoft 365 también se puede usar en ordenadores Windows, requiere el trabajo con versiones en línea de los programas de Apple como Pages, Numbers y Keynote, cuyas funciones en este caso son especialmente limitadas. Solo se puede exprimir al máximo el valor de iCloud si se utiliza con el sistema operativo Apple. En muchas tablets y smartphones (p. ej. móviles Android) no se puede utilizar iWork for iCloud (todavía).

Si te decides por una alternativa a Microsoft 365, disfrutarás de las diferentes ventajas de cada sistema. Esto puede resultar ventajoso para las empresas, por ejemplo, si el conjunto de posibilidades de la suite ofimática es demasiado amplio o no responde a las necesidades del negocio en cuestión. Tampoco hay que olvidar que la alternativa elegida ha de respetar el RGPD, de lo contario será imposible sacarle provecho a largo plazo.

A la hora de elegir la mejor alternativa a Microsoft 365 es recomendable no precipitarse y sopesar todas las ventajas y desventajas, ya que por lo general se va a utilizar por un periodo considerable de tiempo. Opciones como Google Workspace Cloud o OX App Suite pueden ser buenos sustitutos para Microsoft 365 en el entorno profesional. No obstante, si ya se ha organizado todo el sistema periférico, incluido el servidor Exchange, en función de las aplicaciones de Office, deberá meditarse bien la decisión antes de reemplazar Microsoft 365. Puede ser más útil no optar por ninguna alternativa al líder del mercado y, en su lugar, aprovechar sus numerosas ventajas y su excelente política de actualizaciones.

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