Si es habitual que al final del día tengas la sensación de que apenas progresaste y que las tareas verdaderamente importantes quedaron sin hacer, una de las causas puede ser una gestión del tiempo deficiente o inexistente. Con los métodos adecuados, podrías distinguir las tareas importantes de las que lo son menos, planificar mejor y de forma más estricta los trabajos pendientes y conseguir resultados de manera más eficiente.
La gestión del tiempo sirve para usar el tiempo disponible de la manera más eficiente posible. No obstante, si lo analizamos más en profundidad, el término no es preciso del todo, ya que en realidad no podemos gestionar el tiempo en sí, sino nuestra forma de trabajar. Es por eso que, desde hace unos años, se usa cada vez más el término “autogestión” cuando se habla de asuntos relacionados con la organización y distribución del tiempo.
Hoy en día existen muchas técnicas de gestión del tiempo que se pueden usar para planificar, priorizar, ejecutar y medir el éxito de las tareas, tanto en el ámbito profesional como en el privado.
En términos generales, ninguna técnica de gestión del tiempo es mejor o peor que otra. El grado de éxito que alcance dependerá de tu carácter, tu estilo de trabajo y las actividades a las que vas a aplicar las técnicas. Por lo tanto, solo podrás encontrar la técnica (o combinación de técnicas) más efectiva para tu caso específico.
Si deseas mejorar tu gestión del tiempo, lo primero que necesitas es constancia, ya que lo más recomendable es que pruebes distintas técnicas y que apliques cada una de manera consecuente a lo largo de varias semanas. Algunos métodos suponen un esfuerzo adicional al principio, pero luego aceleran los procesos de trabajo de forma notable. Hasta que no hayas convertido una técnica de gestión del tiempo en una costumbre, no podrás valorar si realmente funciona. No pocas veces, el efecto deseado se obtiene combinando varias técnicas. El proceso de prueba requiere cierto esfuerzo, pero puede merecer mucho la pena.
Dominar la gestión del tiempo implica varias ventajas:
A continuación, te mostramos una vista general de las técnicas de gestión del tiempo más conocidas y efectivas, que puedes usar para crear tu propia mezcla de técnicas.
¿Tienes dificultades para priorizar tareas y tiendes a dedicar tanto tiempo a responder correos electrónicos que las fases de trabajo concentrado son muy escasas en tu día a día? ¿Tu agenda está gobernada por reuniones y llamadas? Entonces debes echar un ojo al principio Eisenhower.
Esta técnica consiste en clasificar todas tus tareas en uno de los cuatro cuadrantes de la matriz de Eisenhower:
Las tareas A debes realizarlas lo antes posible, ya que, en caso contrario, podrían surgir problemas. Las tareas B debes planificarlas de manera estricta y no dejarlas de lado (una práctica muy común). Las tareas C están predestinadas a ser delegadas; en este punto, debes reducir tu número de tareas. Las tareas D, en cambio, debes eliminarlas directamente o, si no es posible, delegarlas también. Puedes consultar más información sobre la aplicación del principio Eisenhower en nuestra guía.
¿Estás siempre ocupado y aun así observas cómo otros te pasan por la izquierda empleando menos tiempo? Prueba a mejorar tu gestión del tiempo con el método Pareto. Esta técnica te ayuda a emplear tu tiempo de trabajo en resolver las tareas que tengan el mayor impacto en el resultado.
La ley de Pareto afirma que el 20 % de tus tareas es el responsable del 80 % de tus resultados. Por lo tanto, la clave está en filtrar ese 20 % determinante de tu propio montón de tareas. Puedes consultar más información sobre la aplicación del método de Pareto en nuestra guía.
El análisis ABC es un instrumento clásico dentro de la economía de empresas que sirve para comprobar en qué dirección avanza la empresa. Esta técnica nos ayuda a visualizar los factores que contribuyen de forma notable al éxito de la empresa.
El análisis trata, p. ej., las siguientes preguntas:
Al responder a estas preguntas, los elementos analizados se clasifican en las categorías A (muy importante), B (medianamente importante) y C (menos importante). Puedes clasificar los elementos en más de tres grupos siempre y cuando estén claramente definidos.
De este modo, se obtiene un hilo conductor para decidir en torno a qué debe girar la planificación de la empresa y qué tareas se deben realizar en siguiente lugar. Por lo tanto, el análisis sirve como preparación para la gestión posterior del tiempo. Puedes consultar más información sobre la aplicación del análisis ABC en nuestra guía.
El método ALPEN no trata las grandes preguntas de la planificación empresarial, sino que se centra en la organización de la jornada laboral. Muestra cómo estructurar el día para obtener la máxima efectividad mediante cinco pasos cuyas iniciales dan nombre al método. Dado que el método fue descrito en alemán, dichas iniciales responden también a la denominación de cada uno de los pasos en ese idioma. A continuación, se explica en qué consisten cada uno de ellos:
Análisis de tareas (Aufgaben definieren): elabora una vista general de todas las tareas pendientes.
Duración estimada (Länge schätzen): estima el tiempo que necesitas para realizar cada una de las tareas. Esta suma de tiempo estimado te da una primera idea para determinar si es posible lograr lo que tienes pendiente para el día.
Planificación de tiempo de maniobra (Pufferzeiten einplanen): solo debes planificar el 60 por ciento de tu tiempo de trabajo y reservar el 40 restante para eventos inesperados y actividades sociales.
Evaluación de decisiones (Entscheidungen treffen): decide qué tareas realizar primero y cuáles más tarde. En este apartado puede serte de utilidad alguna técnica de gestión del tiempo como la matriz de Eisenhower y el análisis ABC.
Revisión (Nachkontrolle): comprueba al final del día si la planificación se cumplió y si bastó para alcanzar tus objetivos.
Las personas que trabajan en una oficina, sobre todo, están familiarizadas con las tentaciones que implica trabajar con un ordenador: redes sociales, correos electrónicos, páginas web de noticias, etc. Si tienes dificultades para resistirte a los enemigos de la productividad y para trabajar concentrado en una tarea durante un tiempo, debes probar la técnica pomodoro.
En lugar de apostar plenamente por la pura fuerza de voluntad para finalizar una tarea antes de ni siquiera mirar otra cosa, la técnica pomodoro divide las tareas en pequeñas subtareas más manejables, que se deben realizar en unidades de tiempo de 25 minutos. A cada unidad le sigue una pausa de cinco minutos. Las unidades de tiempo se denominan pomodori (plural del término italiano para tomate) porque el creador de la técnica, Francesco Cirilli, usaba un reloj de cocina en forma de tomate para aplicarla. Tras cuatro pomodori debes hacer una pausa más larga de 30 minutos. Así habrás realizado una sesión completa de la técnica pomodoro.
Debido al cambio alternativo entre concentración y descanso, al cerebro le cuesta menos trabajar de manera centrada y efectiva incluso durante varias horas. Puedes consultar más información sobre la aplicación de la técnica pomodoro en nuestra guía.
Para que tú y tus compañeros podáis resolver las tareas de manera motivada y eficiente, tenéis que establecer primero los objetivos adecuados. Si impones objetivos poco concretos y utópicos sin un plazo determinado, estarás saboteando tu propio éxito y no conseguirás buenos resultados, con independencia de qué técnica de gestión del tiempo uses para realizar tus tareas diarias.
Para evitar errores a la hora de plantear objetivos, puedes echar mano de la metodología SMART. Según este método probado, los objetivos buenos deben cumplir cinco criterios: deben ser (e)specíficos, medibles, atractivos, realistas y temporales.
Puedes consultar más información sobre la metodología SMART en nuestra guía.
¿Cuentas con muchas obligaciones profesionales y privadas y quieres asegurarte de no olvidar ninguna cita ni dejar pasar ninguna ventana temporal importante? El método Getting Things Done es un sistema todoterreno, una gestión del tiempo basada en listas y agendas para la vida laboral y privada.
Si registras todas las tareas y proyectos por escrito le restas presión a tu cerebro y te aseguras de no olvidarte de nada. Según este método, puedes procesar toda información o tarea que te llegue. Consta de cinco pasos: recopilación, procesamiento, organización, análisis y realización.
El procesamiento debe realizarse de manera regular. Para decidir cómo proceder con una tarea concreta, el método Getting Things Done te ofrece un procedimiento detallado de toma de decisiones.
Si no puedes terminar una tarea en un plazo de dos minutos, inclúyela en una lista adecuada, p. ej., “Proyectos”, “Próximos pasos” o “Esperar”. Las citas las debes registrar en tu agenda. Al menos una vez al día debes revisar tus listas y decidir qué tarea quieres realizar en siguiente lugar. Puedes consultar más información sobre la aplicación de Getting Things Done en nuestra guía.
La técnica del Time Boxing nació de la gestión de proyectos. Con ella, se definen bloques de tiempo concretos para cada tarea, con el objetivo de terminar la tarea dentro de estos bloques. La técnica se basa en la suposición de que, en numerosas ocasiones, las tareas nos llevan el tiempo que tenemos disponible. Sin una fecha de entrega clara es posible que nuestros presupuestos se disparen o que los proyectos se dilaten de manera innecesaria. El Time Boxing genera una presión positiva para actuar.
Establece bloques de tiempo en los que tú o tu equipo debéis realizar una tarea o lograr un objetivo. Los bloques de tiempo pueden abarcar horas, días o semanas en función de si la técnica de gestión del tiempo se usa para tareas individuales o tramos enteros de proyectos en los que se requiere un pequeño acelerón. Para que la técnica sea efectiva, lo importante es que los bloques temporales no sean demasiado largos ni demasiado cortos, ya que, en ese caso, se genera estrés, que bloquea los buenos resultados.
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