Si diriges reuniones de trabajo a menudo y te has dado cuenta de que no transcurren correctamente, antes que nada, deberás identificar las causas. Solo entonces podrás elaborar una estrategia para planificar reuniones de trabajo más efectivas.
Los factores perturbadores y las pérdidas de tiempo más frecuentes en las reuniones suelen ser:
- Falta de puntualidad: aunque ya están todos en la sala de reuniones, el compañero X aún está escribiendo correos electrónicos en su mesa y el compañero Y se acuerda de que aún tiene que ir a por un café y algo para comer. Estas situaciones no solo representan una falta de respeto para la persona que dirige la reunión, sino también para los compañeros que acudieron puntuales a la cita y seguro que también tenían asuntos pendientes que podían haber resuelto.
- Falta de preparación: todos están reunidos, pero en realidad nadie sabe de qué va la reunión. Esta situación es muy frecuente si no existe una agenda con puntos concretos a tratar o si nadie la ha revisado antes. En estos casos, es muy pesado transmitir toda la información a todos los participantes para que sea posible tener un intercambio de opiniones con sentido. Además, es muy común que la gente que sí se ha preparado para la reunión pierda el interés durante la aclaración de lo que todos deberían saber.
- Falta de estructura: si no hay un plan definido, se tiende al caos. Los oradores pasan de un tema a otro como si nada, tocan temas que ni siquiera están a debate o que son relevantes para un asunto que se tratará más adelante. Esto hace que los participantes restantes desconecten y deseen que el encuentro termine cuanto antes.
- Tratamiento excesivo de temas secundarios: es común que los participantes debatan sobre detalles del proyecto que casi no tienen nada que ver con el trabajo cotidiano de los demás. También es muy frecuente que se traten una y otra vez aspectos ya hablados sin llegar a ninguna solución. Antes de que te des cuenta, una reunión breve de puesta al día se ha convertido en un debate existencial sin ningún resultado.
- Participación desigual: hay personas a las que les cuesta hablar en un grupo amplio y otras que disfrutan de estar por fin en el centro de la atención. Si nadie se ocupa de garantizar que todos tengan aproximadamente la misma participación, existe el riesgo de que las personas con afán de protagonismo se apoderen de la reunión y así muchas buenas ideas ni se comenten, porque los participantes más tímidos no llegan a hablar.
- Ausencia de dirección/moderación: a veces, la persona encargada de dirigir la reunión de trabajo tampoco se ha preparado o no tiene capacidad para imponerse y confía en que los participantes lleven la reunión por buen camino. Si no hay un liderazgo marcado en la reunión, pueden darse monólogos interminables, silencios incómodos o continuos cambios repentinos entre temas de distinta relevancia y ninguna de estas situaciones suele ser productiva.
- Falta de resultados: la reunión ha terminado y, antes de llegar a sus puestos, los integrantes ya se están preguntando para qué ha servido. Si no se han obtenido resultados tangibles o instrucciones concretas, las reuniones se convierten en una pérdida de tiempo.
Cualquiera que participe regularmente en reuniones conoce estos problemas. Es muy fácil quejarse de estas situaciones; mucho más difícil resulta solucionar estos problemas. No obstante, se trata de una tarea para todos los participantes, no solo para aquellos que dirigenel encuentro. Todos aquellos que van todas las semanas a las reuniones sin preparación y luego se quejan de que dichas reuniones no aportan nada y son una pérdida de tiempo, contribuyen en gran medida a que estos eventos carezcan de sentido. Es mejor ofrecer críticas constructivas de forma abierta y ofrecer propuestas concretas de mejora en lugar de quejarse de las reuniones por sistema. Ya que, si existe una crítica justificada y fundamentada, es posible pensar entre todos cómo planificar reuniones de trabajo más efectivas en el futuro.
Si diriges una reunión de trabajo en la que surge uno de los problemas citados arriba, no debes dudar a la hora de tomar medidas. No te debe dar miedo advertir a las personas que llegaron tarde o incluso interrumpir la reunión si nadie se ha preparado adecuadamente. No son acciones fáciles y también es cierto que cada uno debe encontrar las medidas que se ajustan a su estilo de liderazgo. Siempre que tu comportamiento sea profesional y no te desvíes de tu función, no es un error avisar a los presentes de que su comportamiento no solo les hace perder el tiempo a ellos mismos, sino también a sus compañeros.