Como moderador, debes preparar la sesión de brainstorming en función del grupo de que se trate. En caso de que fuera necesario, responde a las siguientes preguntas con ayuda de tus trabajadores:
- ¿Cuántas personas participan proporcionando ideas? El número de participantes en una sesión de brainstorming dependerá de cada caso, pero es cierto que un grupo muy grande puede hacer peligrar el flujo de ideas (los participantes pueden sentirse cohibidos) y los grupos muy pequeños pueden traducirse en menos ideas. En este sentido, es importante mantener un equilibrio y preguntarse cuál es el tamaño de grupo más común en tu entorno de trabajo y cuál tiene sentido para tu proyecto.
- ¿Cómo está compuesto el grupo (caracteres, género, jerarquías, nacionalidades, lenguas, experiencia laboral)? El brainstorming solo consigue alcanzar resultados óptimos cuando todos los participantes intervienen de forma activa. Es por ello que como moderador debes prestar atención para que se respete un cierto equilibrio en el grupo. Algunos de los miembros del grupo serán más participativos que otros, que actuarán de forma más tímida y reservada. Si consigues ensamblar las distintas personalidades de forma equilibrada, surgirán menos interferencias.
Lo mismo se aplica a las jerarquías en el puesto de trabajo. Si estás moderando un grupo de brainstorming de cinco personas en el que cuatro son empleados permanentes y el quinto está en prácticas, puede que este último se sienta inseguro y evite participar activamente en la lluvia de ideas. Asegúrate de que los participantes no se sienten cohibidos por personas de un rango superior.
En una empresa multinacional, además, a la hora de planificar una sesión internacional de brainstorming es importante tener en cuenta las posibles barreras lingüísticas. El inglés suele ser la primera opción. Sin embargo, también tiene sentido dejar que cada participante contribuya con ideas en su idioma materno para que se expresen de la manera menos contaminada posible. Más tarde, durante la evaluación de las ideas, podrán traducirse en común.
Por último, no olvides que las personas expertas en ese campo de trabajo son mejores en la lluvia de ideas. Los expertos tomarán el timón rápida y gustosamente, mientras que los inexpertos y los legos quedarían fuera del panorama. Pero son precisamente aquellas personas cuya experiencia técnica aún no es tan pronunciada las que, a menudo, presentan ideas más frescas, inusuales e innovadoras, haciendo al brainstorming más valioso.
- ¿Identificas en el grupo a un líder de opinión? En muchos grupos se puede identificar a ciertas personas dominantes o que se erigen como líderes de opinión y de quienes se puede esperar, hasta cierto punto, que sean particularmente activas en la lluvia de ideas. Aunque un participante motivado es de gran ayuda en la lluvia de ideas, demasiados discursos procedentes de una sola persona pueden desmotivar a otros participantes o simplemente privarlos de la oportunidad de hablar. Si identificas a esta persona, es recomendable realizar una entrevista individual con ella antes de la sesión. Moderar hábilmente aumenta la posibilidad de involucrar más al resto de participantes. Cuanto más sepas sobre el grupo y sus líderes de opinión, más fácil te resultará.
Mientras preparas la sesión de brainstorming considera qué tipo de moderación es la más adecuada. Presenta el problema de manera concisa y clara, sin entrar en demasiados detalles. De lo contrario, puedes influir inconscientemente en la ronda de ideas. También debes explicar brevemente el marco de condiciones (tiempo, modo, etc.) y las reglas (cantidad antes que calidad, prohibición de crítica, dejar que otros hablen, etc.) que determinan una lluvia de ideas para que todos los participantes conozcan el método. Lo más importante, sin embargo, es la tarea en sí, es decir, la cuestión a la que debe buscarse una respuesta creativa en la sesión de brainstorming. Preparar la moderación es la mejor opción. He aquí un ejemplo de una "chuleta de lluvia de ideas":
Tarea: nuevo eslogan publicitario para nuestra bebida
Normas:
- Lanza ideas al aire o desarrolla las ya existentes sin necesidad de levantar la mano antes de hablar.
- Se prohíben las críticas y comentarios sobre otros temas.
- Haz contribuciones cortas y directas siempre que sea posible. La mejor contribución consiste simplemente en un eslogan.
- El moderador escribirá todas las propuestas en la pizarra.
- Duración: 30 minutos.
- Después de la evaluación de las ideas y de la discusión abierta (tiempo aproximado: 1 hora), se elegirá la idea ganadora.