ISO 45001: la norma ISO para la seguridad y salud en el trabajo

Ya en marzo de 2013, la British Standards Institution (BSI) presentó una propuesta a la Organización Internacional de Normalización (ISO) para desarrollar una norma internacional sobre los requisitos de los sistemas de gestión de seguridad y salud en el trabajo, en adelante Sistema de Gestión de SST. Casi cinco años más tarde se presentó el resultado final materializado en la norma ISO 45001 que, poco a poco, va sustituyendo a la norma BS OHSAS 18001, la más utilizada en todo el mundo hasta la fecha.

¿Qué es la norma ISO 45001?

Las consecuencias de los accidentes de trabajo y de las enfermedades profesionales constituyen un grave problema tanto para los empresarios como para la economía en su conjunto. Para contrarrestar este problema, un equipo de expertos en protección de la salud y seguridad en el trabajo desarrolló la norma ISO 45001. Por primera vez, la norma combina las áreas de protección de la salud y gestión de la seguridad en el trabajo y se basa, sobre todo en lo que se refiere a los conceptos, en otros enfoques de sistemas de gestión general, como ISO 9001 (gestión de la calidad) e ISO 14001 (gestión medioambiental). La norma OHSAS 18001, la directriz ILO-OSH de la Organización Internacional del Trabajo (Organización de las Naciones Unidas para la Seguridad y la Salud en el Trabajo) y algunos otros convenios y normas laborales nacionales e internacionales sirven de base para la directiva ISO 45001.

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Si bien la versión final de ISO 45001 se publicó el 12 de marzo de 2018 tras un proceso de desarrollo de cinco años, su aplicación no ha de ser inmediata. El Foro Internacional de Acreditación (IAF) ha establecido un período de transición de tres años para cumplir la nueva norma internacional. Durante este período, las empresas pueden ir reemplazando los certificados actuales una vez hayan obtenido la certificación ISO 45001.

Nota

El cumplimiento de los Sistemas de Gestión de SST no es obligatorio ni en España ni en México, por lo que las empresas no se ven en la obligación de obtener la certificación ISO 45001. Sin embargo, las empresas que cuentan con esta certificación impulsan de forma activa la consideración y la concienciación de la salud y la seguridad en el trabajo. En consecuencia, la imagen de la empresa se ve fortalecida frente a los empleados, clientes y proveedores. Además, si la implementación se lleva a cabo de forma adecuada, proceso que se reconoce con un certificado, se pueden reducir los costes operativos por incidentes, interrupciones del servicio, primas de seguros, etc., así como disminuir el absentismo, el tiempo de inactividad y los cambios de empleos.

De la propuesta a la norma: las etapas de desarrollo de ISO 45001

En marzo de 2013 la International Organization for Standardization (ISO) recibió la propuesta de elaborar una norma internacional para la salud y seguridad en el trabajo. La idea surgió de la British Standards Institution (BSI), que proponía la norma BS OHSAS 18001 (que ellos habían desarrollado) como fundamento para la nueva norma de salud y seguridad en el trabajo. En julio de 2013, la mayoría de los miembros de ISO votaron a favor de la propuesta de normalización de la organización británica, dando así luz verde al desarrollo de la nueva norma. El desarrollo de la norma ISO 45001 tuvo lugar de la forma siguiente:

Octubre de 2013 El comité de proyecto ISO/PC 283, creado para el desarrollo de la norma y compuesto por 71 participantes y 19 miembros observadores, redacta un primer borrador de trabajo. Entre otras cosas, se adopta el nombre de ISO 45001 y se define la Estructura De Alto Nivel (HLS, del inglés High Level Structure) como el marco para el desarrollo de la norma.
Julio de 2014 El grupo de trabajo envía un primer borrador del comité (Committe Draft) a las organizaciones nacionales de normalización.
Febrero de 2015 El grupo de trabajo publica un segundo borrador revisado del comité que, a su vez, es examinado por las organizaciones nacionales de normalización.
Noviembre de 2015 Una vez alcanzado el consenso sobre el segundo borrador del comité, ISO/PC 283 publica el primer borrador de la norma internacional.
Junio de 2016 El 28 por ciento de las organizaciones nacionales de normalización rechazan el primer borrador de la norma. Es por ello que el grupo de trabajo de ISO 45001 reunido en Toronto decide revisarla.
Julio de 2017 La revisión del proyecto de norma internacional se publica para su análisis.
Septiembre de 2017 En una reunión en Malasia, se discuten y se eliminan los últimos puntos controvertidos del segundo borrador de la norma. Una clara mayoría vota a favor de la aprobación del proyecto.
Noviembre de 2017 El comité publica el proyecto final de la norma internacional.
Enero de 2018 El proyecto final se aprueba con el 93 por ciento de los votos.
Marzo de 2018 El 12 de marzo de 2018 se publica la versión definitiva en inglés, español y francés de la nueva norma de seguridad en el trabajo con el título ISO 45001:2018.

El contenido de la norma ISO 45001 de un vistazo

ISO 45001 proporciona información de gran valor sobre los requisitos de un Sistema de Gestión de SST. Con este fin, la norma describe los elementos necesarios y proporciona una guía con un enfoque sistemático para ayudar a organizaciones y empresas de todos los tamaños y tipos a que proporcionen espacios de trabajo seguros y saludables, ya sean organizaciones sin fines de lucro, pymes, grandes conglomerados, etc.

Como resultado de la Estructura de Alto Nivel, que se trata básicamente de una descripción de proceso estandarizada para las normas ISO, la norma ISO 45001 está constituida por una serie de contenidos que comparten importantes similitudes con las normas antes mencionadas ISO 9001 (gestión de calidad) e ISO 14001 (gestión medioambiental). Estas incluyen, por ejemplo, aclaraciones del contexto de la organización o empresa, que no solo consideran el impacto de los aspectos de salud y seguridad en la propia empresa, sino que tienen también en cuenta a grupos de interés externos, como los proveedores y las autoridades.

Otro punto clave del contenido de la Estructura de Alto Nivel es la responsabilidad que se le otorga a los niveles más altos en la jerarquía de mando. Según la norma, la dirección debe participar cada vez más en cuestiones relacionadas con la salud y la seguridad en el trabajo y desempeñar un papel de liderazgo en la gestión de SST (seguridad y salud en el trabajo).

Nota

Un elemento central de la Estructura de Alto Nivel y de muchos puntos del contenido de ISO 45001 es el ciclo PDCA, también conocido como el círculo de Deming. Este describe el ciclo de control de un proceso de mejora continua en cuatro etapas. Las siglas PDCA representan los cuatro pasos que hay que seguir: “plan, do, check and act“. Es decir, en este ciclo de gestión, los cambios y las medidas deben planificarse (plan) y llevarse a cabo (do), para luego analizarlas (check) y optimizarlas o mantenerlas (act). Una vez llegado al último punto, el ciclo de Deming comienza de nuevo desde el principio.

La siguiente tabla resume los puntos más importantes de la ISO 45001:2018:

Contexto de la organización (Capítulo 4) El contexto de las empresas y las organizaciones depende de diversos factores como el tamaño, el sector industrial o la estructura y se encuentra en un cambio continuo (necesidades del cliente, cambios de material, etc.). Sin embargo, todas las partes interesadas han de tener información sobre este contexto en cualquier momento para poder planificar y establecer un Sistema de Gestión de SST adecuado.
Liderazgo y participación de los trabajdores(Capítulo 5) La dirección debe desempeñar y demostrar un papel de liderazgo aplicando y mejorando continuamente la política de SST. Además, ha de apoyar a los comités competentes para la gestión de SST.
Planificación(Capítulo 6) El capítulo 6 de la nueva ISO 45001 para la seguridad y salud en el trabajo se centra en las obligaciones de planificación: por un lado, trata la formulación concreta de los objetivos de SST, incluida la planificación de cómo pueden lograrse (por ejemplo, la eliminación de riesgos, la adquisición de equipos de protección, etc.); por el otro lado, las empresas también deben establecer medidas para hacer frente a las oportunidades y los riesgos.
Soporte(Capítulo 7) La norma ISO 45001 describe la necesidad de recursos materiales e inmateriales para la aplicación de las medidas SST. Estos incluyen, por ejemplo, aspectos como las competencias de los empleados, los procesos de comunicación, la toma de conciencia (todas las partes han de tener claros los objetivos y las oportunidades de los Sistemas de Gestión de SST) y la información documentada (comprobante de la eficacia de las estructuras de gestión SST).
Operación(Capítulo 8) En el capítulo Operación se aborda la planificación empresarial y la salvaguarda de las estructuras de seguridad. El objetivo es crear las bases para un uso seguro de los equipos de trabajo, sistemas, materiales, etc., y comunicar los requisitos de uso, así como las medidas de protección y precaución. También se aborda la preparación para situaciones de emergencias.
Evaluación del desempeño (Capítulo 9) El propósito de la evaluación del desempeño es medir el éxito o la eficacia de los objetivos y compromisos definidos en la gestión SST: por ejemplo, es necesario analizar si se han cumplido los requisitos, si se han minimizado los riesgos o si se han mejorado las estructuras y los procesos de seguridad y salud en el lugar de trabajo, así como también si las medidas de SST están surtiendo efecto según lo deseado. ISO 45001 prevé la realización de auditorías internas, incluida la evaluación de la gestión.
Mejora(Capítulo 10) El final del ciclo se corresponde con la fase Act del ciclo PDCA. Después de la evaluación del rendimiento del Sistema de Gestión de SST, la tarea de una organización o de una empresa es iniciar las medidas correctivas o de mejora adecuadas. En el sentido de la demanda de optimización continua, el ciclo comienza después de surjan novedades (con la planificación).

Los tres primeros capítulos tratan, como es habitual en las normas ISO, del ámbito de aplicación, las referencias normativas (referencias a otros conjuntos de reglas) y los términos y abreviaturas pertinentes para la norma (por ejemplo, SST). En el anexo se dan instrucciones a las empresas para poder usar el documento ISO.

OHSAS 18001 vs. ISO 45001: cambios decisivos

La Estructura De Alto Nivel mencionada anteriormente es, sin duda, la innovación clave que distingue a la norma ISO 45001 de la OHSAS 18001. Su objetivo es ayudar a las empresas y organizaciones en la planificación y aplicación de medidas de seguridad y salud en el trabajo, así como contribuir a la mejora de la gestión de SST. Como otra de las novedades, el contexto de la organización o empresa gana importancia en la nueva ISO 45001. Mientras que en la norma OHSAS 18001 todo giraba en torno a los efectos de la seguridad y salud en la propia empresa, ISO 45001 exige ampliar horizontes. Por lo tanto, la consideración de grupos de interés externos, como proveedores, autoridades y socios, formará parte en el futuro del programa obligatorio.

Nota

Otra ventaja de la Estructura de Alto Nivel como instancia estructural de ISO 45001:2018 es su fácil integración en otros sistemas de normas basadas en HLS, como ISO 27001 (gestión de la seguridad de la información) o las ejemplares ISO 9001 (gestión de la calidad) e ISO 14001 (gestión medioambiental).

Por último, la norma OHSAS 18001 era mucho más cautelosa que la ISO 45001 en lo que respecta a los puestos directivos. Además de tomar conciencia de la importancia de la seguridad y la protección de la salud en el trabajo, estos deben asumir una mayor responsabilidad a la hora de establecer y mejorar de forma continua el concepto de SST.

Certificación ISO 45001: requisitos, procedimiento, costes

Empresas acreditadas como DNV GL Business Assurance España o DQS acompañan a las empresas y organizaciones que lo deseen en la implementación de ISO 45001:2018 en sus propias operaciones. Tras implementar la norma con éxito, los organismos de control también expiden una certificación ISO 45001.

Las empresas no tienen que cumplir requisitos concretos para obtener la certificación ISO 45001. Sin embargo, se recomienda adquirir el documento con la norma ISO 45001 (disponible, por ejemplo, en la misma página oficial de ISO) y estudiar los contenidos. Además, tiene sentido cumplir las siguientes tareas antes de la certificación:

  • Comprobar si se dispone de los conocimientos técnicos y de proceso necesarios para la implementación de la ISO 45001 y, en caso contrario, cubrir las lagunas de conocimiento existentes.
  • Nombrar un comité de expertos integrado por oficiales de salud y de seguridad en el trabajo y representantes de la dirección.
  • Análisis de las carencias para determinar la necesidad de actuar.
  • Determinar todos los procesos operativos que involucran a grupos de interés externos en las medidas para la salud y seguridad en el trabajo.
  • Proyecto de plan de aplicación.

Los diferentes organismos de certificación comparten, normalmente, un mismo procedimiento para otorgar la certificación ISO 45001:2018: dependiendo de los conocimientos previos de la empresa u organización, se celebra primero una reunión informativa opcional (por teléfono o en persona), seguida de una certificación in situ. A continuación, se realiza una auditoría para revisar las medidas, que está debidamente documentada y conduce a una evaluación del sistema de gestión. Si se cumplen todos los requisitos, la empresa recibe la certificación ISO 45001y el sello del organismo certificador. Ambos tienen una validez de tres años, con una auditoría de vigilancia cada doce meses.

Los costes de la certificación según la norma ISO 45001 dependen, por un lado, del tamaño y tipo de la empresa u organización y, por otro, del trabajo que implica la implementación del concepto de SST para la empresa acreditada para la certificación. Normalmente se negocia un precio fijo al principio, que no cambia durante todo el proceso de certificación.

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