Por un lado, la norma ISO 14001 ofrece a las empresas las directrices para diseñar un SGM. En lugar de intentar la aplicación por sí mismas, pueden utilizar un estándar con garantías internacionales para orientarse. Estas directrices ofrecen además la posibilidad de conseguir una certificación. Con el certificado que prueba el cumplimiento de la norma, es posible demostrar el compromiso con la protección del medioambiente a nivel internacional.
Para obtener la certificación ISO 14001 es necesario recurrir a un organismo de certificación independiente. Estos suelen ser empresas privadas o asociaciones, como la Asociación Española de Normalización (UNE) o las sociedades TÜV. El primer paso antes de ponerse en contacto con el organismo de certificación es contar con un sistema de gestión medioambiental y adaptarlo a la norma ISO 14001. Después, la conformidad con la norma se puede comprobar por medio de una auditoría interna (opcional). La comprobación real se lleva a cabo a través de terceras partes independientes, donde se detectarán los posibles fallos que se pueden solventar por adelantado. Muchas empresas recurren para este paso a un proveedor externo, que no solo observa el sistema de manera objetiva desde fuera, sino que también aporta valiosos consejos de mejora basados en su experiencia.
La auditoría real comienza con una comprobación de la documentación: ISO 14001 requiere una documentación precisa en numerosas áreas. Será necesario presentar por escrito ante el certificador la política y los objetivos medioambientales, los procedimientos de medición, la asignación de roles o el contexto empresarial. El organismo de verificación comprueba entonces si la empresa cumple con las obligaciones de documentación y si los procedimientos descritos en los documentos se ajustan a las especificaciones.
En caso de que el organismo de certificación encuentre pequeñas deficiencias durante la comprobación, la empresa las podrá subsanar en una segunda fase. No obstante, si se detectan errores graves, el proceso de certificación se interrumpirá inmediatamente. Una vez que se supere la comprobación de la documentación, en la segunda fase de la auditoría se llevará a cabo una comprobación in situ. El auditor se entrevistará con los trabajadores y comprobará la eficacia del SGM. Además, se llevará a cabo una comprobación más detallada de la documentación. Una vez superado este paso, se obtiene el ansiado sello.
No obstante, el certificado únicamente tiene validez durante tres años. Durante este periodo de tiempo, una vez al año se llevará a cabo una auditoría de control, mucho menos exhaustiva que la primera. Una vez transcurridos los tres años, el proceso de certificación vuelve a comenzar. Las dos fases de auditoría se deben llevar a cabo de nuevo.
La certificación ISO 14001 aporta numerosas ventajas, pero requiere mucho tiempo y recursos económicos. Los costes no comienzan con el organismo de certificación: antes hay que implementar un SGM en la empresa. Es muy probable que el empleado responsable no pueda compaginar el trabajo de planificación necesario con sus tareas habituales. Por lo tanto, durante la planificación se deberá contar con una reducción de personal en la empresa. También se requieren trabajadores dedicados a la preparación de la extensa documentación que hay que presentar. El importe de los costes internos depende en gran medida de las estructuras existentes en la empresa.
Por último, también hay que contar con los propios costes de la auditoría. Los organismos de certificación se guían por las directrices del Foro Internacional de Acreditación (IAF). Por lo tanto, los costes varían en función del tamaño de la empresa y el sector en el que la empresa está presente. Ambos factores influyen sobre el coste del organismo de certificación. Para conseguir un ahorro significativo, es posible certificar diferentes sistemas de gestión al mismo tiempo: por ejemplo, es posible aplicar las normas ISO 9001 (Gestión de calidad), ISO 31000 (Gestión de riesgos) e ISO 50001 (Gestión de la energía) de manera conjunta.