Normalmente, cuando pensamos en dispositivos para controlar las horas trabajadas, lo primero que nos viene a la cabeza es un reloj de fichar. Su funcionamiento es simple: nada más llegar a la empresa y justo antes de irse, el empleado introduce una tarjeta en la máquina, que la marca con la hora actual. Al igual que con las listas, con esta variante ya obsoleta las horas trabajadas se suman a mano, por lo que también requieren un esfuerzo adicional. Sin embargo, las máquinas de este tipo tienen la ventaja de que son muy fáciles de manejar y que, con ellas, también es mucho más difícil manipular datos.
Actualmente, ya casi nadie utiliza el clásico reloj de fichar, aunque algunos sistemas presentan sus mismas ventajas: las soluciones de hardware digital se presentan como dispositivos fácil de usar que hacen más complicada la posible manipulación de datos, pues los registran de manera estandarizada. Con esta opción también se evitan los inconvenientes del reloj de fichado manual: los nuevos sistemas calculan las horas trabajadas y archivan todos los datos automáticamente.
Mediante una ficha o una tarjeta con chip (en forma de RFID) o, incluso, mediante la huella dactilar, el dispositivo identifica a los empleados y genera al mismo tiempo una marca temporal. Este sello digital no se almacena en el chip del empleado, sino directamente en el dispositivo. Los datos se pueden consultar a través de un software o un sitio web, y toda la información se procesa de manera comprensible e interrelacionada. En muchos casos, los empleados pueden utilizar la pantalla del hardware para comprobar el cómputo de sus horas trabajadas o realizar otras configuraciones.
Sin embargo y a pesar de ser muy cómodo, este sistema para fichar digital tiene dos inconvenientes: por un lado, es posible que las empresas más pequeñas no puedan afrontar el gasto inicial que conlleva, que suele ser muy alto. Debes pensar que no solo tienes que instalar el propio dispositivo, sino también entregar los chips correspondientes a cada empleado y adquirir posiblemente un dispositivo para programarlos e, incluso, la licencia de software correspondiente. Por otro lado, estos relojes de fichar digitales solo pueden utilizarse en la propia empresa. Obviamente, si un empleado está trabajando a distancia, no podrá iniciar sesión ese día.