App de control de las horas trabajadas: encuentra la solución ideal

Cada vez más empresas recurren a apps móviles para llevar el control de las horas de trabajo de sus empleados. Con este método se puede tener constancia del tiempo dedicado al trabajo incluso cuando el empleado no se encuentra físicamente en el lugar de trabajo, facilitando de este modo la flexibilidad.

Los sistemas para fichar son herramientas a las que las empresas recurren con asiduidad, ya sea por imperativo legal, ya como solución de planificación de recursos humanos para optimizar el trabajo del personal y aumentar la productividad mediante análisis regulares.

El método clásico es aquel en el que los empleados se registran en el lugar físico de trabajo: si antes “fichaban” con tarjetas perforadas, hoy inician sesión en un software, pasan una tarjeta con chip o escanean su huella dactilar. Al final de la jornada laboral, siguen el mismo procedimiento. Sin embargo, con la creciente flexibilidad del mundo laboral, resulta imprescindible adoptar un nuevo enfoque, por lo que las apps de control de las horas trabajadas desempeñan un papel cada vez mayor en la rutina de trabajo diaria.

En sí, estos sistemas de control no son nada nuevo, ni tampoco tienen que estar necesariamente digitalizados. Es más, son muchas las empresas que a día de hoy recurren a lápiz y papel para realizar el procedimiento.

En la actualidad, cuando hablamos de sistemas de control de horas, generalmente nos referimos a las aplicaciones digitales que utilizamos en smartphones, tablets o dispositivos especiales. También hay otras soluciones basadas en SMS o llamadas móviles. Para que los usuarios puedan identificarse de forma inequívoca, las aplicaciones funcionan, por ejemplo, con códigos PIN, datos biométricos (huellas dactilares), método TAN o chips RFID individuales.

Las aplicaciones móviles tienen varias ventajas. A continuación, te presentamos cinco argumentos a favor de incorporar una app de control de horas trabajadas en la empresa:

1. Más eficiencia: en comparación con el método de lápiz y papel, el tiempo que se tarda en registrar las horas de cada jornada es mucho más reducido.
2. Menos errores: las apps de control de horas trabajadas son mucho menos propensas a ocasionar errores de registro y envío de datos. Por ejemplo, un representante de ventas puede marcar el inicio y el fin de su jornada laboral con un solo clic en la aplicación.
3. Independencia de la conexión a Internet: por lo general, las aplicaciones modernas no necesitan que el dispositivo esté conectado a Internet. Los datos se almacenan localmente y, una vez establecida la conexión de datos, se sincronizan automáticamente con la infraestructura de TI de la empresa.
4. Uso independiente del dispositivo: en muchos casos, las apps de control de horas trabajadas se pueden utilizar tanto con dispositivos internos de la empresa como con modelos BYOD, siempre que sean compatibles con todos los dispositivos.
5. Evaluaciones inteligentes: los dispositivos móviles pueden registrar la ubicación del usuario, lo que incrementa la transparencia y el margen de control de la empresa. Además, como los datos están disponibles de forma centralizada inmediatamente o poco después, la empresa puede evaluarlos cómodamente y utilizarlos más adelante para optimizar sus procesos.

Las aplicaciones para fichar en el trabajo a las que solo se puede acceder a través de sitios web no pueden competir con todas estas facilidades, porque utilizarlas conlleva más incomodidades: en primer lugar, los empleados deben encender el ordenador y conectarse a Internet, y después deben seguir varios pasos para iniciar sesión en el sistema interno de la empresa. Asimismo, como la interfaz de usuario es complicada, posiblemente cometan algún error, por lo que el personal de recursos humanos deberá invertir tiempo en corregirlos. Tales sistemas no se incorporan de manera fluida a la rutina de trabajo diaria.

Por contra, las apps de control de horas trabajadas se limitan a unas funciones básicas, se inician en cuestión de segundos, son casi todas muy intuitivas y liberan a los departamentos de recursos humanos de una gran carga de trabajo.

A primera vista, parece que las aplicaciones para fichar solo tengan ventajas. Sin embargo, al mirarlas más de cerca, vemos que plantean nuevos retos y que, por sí solas, no garantizan que aumente el ROI o retorno de la inversión de la empresa.

• Esfuerzo de comunicación: el requisito básico para disfrutar de las ventajas de las aplicaciones para fichar en el trabajo es que los empleados estén dispuestos a utilizarlas. Para ello hay que depositar la confianza en ellos y asegurarse de que dispongan de los dispositivos necesarios, pues sin estos dos factores no servirá de nada usar la tecnología más avanzada. Por otra parte, algunos empleados valoran estos sistemas, pero muchos los miran con escepticismo porque temen sentirse constantemente vigilados.
• Observar la normativa legal: las empresas deben garantizar la transparencia y comunicar claramente para qué se utilizan los datos recopilados. Además, para cumplir con la normativa legal de protección de datos, es necesario que los empleados estén informados y acepten el procesamiento posterior de sus datos personales.
• Inversión y costes de mantenimiento: al principio, incorporar una app de control de horas trabajadas en la empresa conlleva una inversión de recursos. Además del gasto que comporta adquirir el software, se deben planificar los costes para formar a los empleados en el uso de la aplicación y la evaluación de los datos. Si antes habíamos utilizado lápiz y papel, ahora deberemos prever un gasto regular para el mantenimiento de los sistemas informáticos y, si es necesario, tener en cuenta también los gastos de licencia.
• La aplicación ideal no existe (o casi): la variedad de aplicaciones para fichar es tan inmensa que las empresas pueden perderse en ella. A menudo conviene contratar a una consultoría, lo que representa otro gasto más. Además, por lo general, las apps disponibles no suelen cumplir con todos los requisitos de la empresa. Anotar algo en un papel no cuesta nada, pero algunas aplicaciones no permiten añadir información adicional fácilmente. De esta manera, se pueden sumar más gastos a su implementación, ya que, a veces, no queda más remedio que personalizar la aplicación estándar o encargar una solución completamente individual.

Si has decidido implementar una app de control de horas trabajadas en tu empresa, las siguientes preguntas son básicas para elegir la solución adecuada entre la gran cantidad de opciones disponibles:

1. ¿Qué tipo de datos quieres registrar? ¿Deseas utilizar el sistema para controlar las horas de trabajo regulares, o bien solo las horas extra o el tiempo dedicado a proyectos?
2. ¿Qué información quieres obtener mediante la aplicación para fichar? ¿Qué es lo que quieres evaluar?
3. ¿De qué presupuesto dispones para implementar y mantener la app de control de horas trabajadas?

Estas otras preguntas también pueden ayudarte a decantarte por una aplicación para fichar en el trabajo:

1. ¿Qué dispositivos podrán utilizar los empleados para fichar (PDA, smartphone, tablet)?
2. ¿Cuánto tiempo puede durar como máximo el cronometraje?
3. ¿Qué intervalos de tiempo deseas emplear (por segundos, por minutos)?
4. ¿La aplicación debe permitir registrar las tareas y la ubicación?
5. ¿Qué otra información debe quedar registrada?
6. ¿Cómo deben sincronizarse los datos con los sistemas informáticos (uso sin conexión a Internet)?
7. ¿Con qué interfaces de otros programas debe ser compatible?

Este cuestionario no es exhaustivo, pero te puede servir de punto de partida para crear tu propio catálogo de requisitos. Puedes utilizarlo, por ejemplo, para buscar todos los productos posibles por Internet y preseleccionarlos. Después, puedes contactar directamente con los proveedores para que te asesoren y determinar cuál de las soluciones satisface más tus necesidades.

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