La vida diaria en la oficina a menudo puede ser estresante y desafiante. Tanto si se trata de la organización y gestión de las tareas pendientes, la planificación y el cumplimiento de citas y plazos o el diseño de la comunicación interna y externa: sin las herramientas adecuadas es imposible cumplir con todas las obligaciones y tareas de la oficina. Por suerte, la gama de productos de software ofimático actual es muy diversa, por lo que podrás encontrar los programas adecuados a tus necesidades. Te mostramos las categorías más importantes de software de oficina disponible y te presentamos algunas soluciones establecidas en un breve resumen.
Al buscar el software adecuado, las empresas a menudo se enfrentan al problema de que no está tan claro qué programas ofimáticos son realmente necesarios para conseguir una mayor productividad. Especialmente para este propósito, las llamadas suites de ofimática ofrecen una colección de aplicaciones elementales que simplifican las tareas diarias de la oficina en cualquier industria. Normalmente, estas suites incluyen programas de procesamiento de texto, hojas de cálculo, herramientas de presentación, sistemas de gestión de bases de datos y herramientas de comunicación. El clásico e indiscutible líder del mercado es la suite de Microsoft Office, publicada por Microsoft por primera vez 1989, pero para la que ahora también existen buenas alternativas basadas en tarifas y alternativas gratuitas.
La suite de programas ofimáticos Microsoft Office no solo es la primera opción entre muchos usuarios de Windows: gracias a las versiones para macOS, iOS y Android, así como a una variante web reducida para todos los navegadores comunes, esta solución es muy conveniente para todo tipo de usuarios, sea cual sea el sistema operativo que utilicen. Microsoft ha establecido estándares con programas de Office como Word (procesamiento de textos), Excel (hojas de cálculo), PowerPoint (presentaciones) o Outlook (Gestor de correo electrónico y citas), por lo que las herramientas individuales se caracterizan tanto por la simple orientación del usuario como por su amplia gama de funciones. El uso de la edición actual, que se distribuye bajo el nombre "Office 365", requiere la una suscripción mensual (a partir de 7 euros al mes) o la compra única de una licencia (solo disponible con el paquete "Office Home & Student").
El paquete de código abierto LibreOffice muestra que una suite ofimática no necesariamente tiene que costar dinero. El spin-off de la más conocida y también de código abierto OpenOffice, ha sido desarrollado de forma independiente desde 2010, por lo que el equipo incluso ofrece diferentes versiones para Windows, macOS y Linux. Aunque el software ofimático de LibreOffice se puede utilizar de forma gratuita, no es de menor calidad que la solución de Microsoft: los programas de Office como el editor de texto Writer o el programa de dibujo Draw son similares a las aplicaciones de Microsoft, no solo en términos de funcionamiento, sino también sus características. Dado que los programas LibreOffice también son compatibles con muchos formatos de Microsoft, como.docx o .xlsx, la colaboración con usuarios que utilicen la suite de Microsoft también es posible sin ningún problema.
Desde 2016, el gigante de los motores de búsqueda Google también ofrece un paquete de ofimática: la llamada Google Workspace difiere de las soluciones anteriores en que se basa exclusivamente en la nube. Las distintas herramientas para la edición conjunta de documentos y la programación de tareas y citas no están instaladas en el PC o dispositivo móvil, sino que pueden iniciarse y utilizarse fácilmente desde el navegador. Además, solo necesitas conexión a Internet para sincronizar los datos o tu estado actual de trabajo, ya que la mayoría de los programas de ofimática incluidos en Google Workspace también tienen un modo offline. Al igual que con Microsoft Office, se requiere una suscripción mensual para utilizar Google Workspace.
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Incluso medio siglo después de su invención, el email continúa siendo el principal sistema de comunicación en las oficinas. Se calcula que cada día se envían en todo el mundo unos 196.000 millones de emails, de los cuales la mitad pertenecen al ámbito profesional. Por lo tanto, un programa de correo electrónico con el que puedas recibir, enviar y archivar emails no debería faltar en ningún dispositivo. Los clientes de correo, en la mayoría de los casos, también funcionan como administradores de información personal (PIM) al permitir la administración de citas, contactos, tareas y notas.
Outlook es el cliente de correo electrónico oficial de Microsoft Office y, por lo tanto, la opción predeterminada para muchos usuarios para enviar mensajes electrónicos. El programa está incluido en la suite de MS Office y también ofrece una versión para los navegadores, sin necesidad de instalar el software en tu ordenador. También hay aplicaciones para usuarios de iOS y Android. De este modo, no solo podrás gestionar tu comunicación por correo electrónico con Microsoft Outlook en cualquier momento, sino también desde cualquier lugar. Además de la interfaz de mensajes, el cliente tiene un calendario integrado que se puede utilizar, por ejemplo, para crear y coordinar horarios o reservar salas de conferencias.
Si buscas programas ofimáticos gratuitos, también los encontrarás en la categoría de clientes de correo electrónico: el programa de código abierto Thunderbird, desarrollado por la Fundación Mozilla, es una de las mejores alternativas a Outlook y es completamente gratuito. De forma predeterminada, el cliente se limita al correo electrónico únicamente, pero puede ampliarse con complementos para diversas funciones. Por ejemplo, puedes añadir un calendario con el complemento Lightning para gestionar las próximas tareas y citas directamente en Thunderbird. También es muy popular y útil la extensión ReminderFox, que te permite ver y gestionar listas de recordatorios y tareas.
El sistema operativo Windows también ofrece un programa de ofimática gratuito para la gestión del correo electrónico. La aplicación, que tiene el simple nombre "Mail", apareció por primera vez en la edición de Windows Vista y también está disponible en la versión actual de Windows 10. La herramienta viene de serie con una bandeja de entrada, calendario y gestión de contactos. Además, puedes añadir el programador de tareas "Microsoft To Do" al cliente a través de Microsoft Store. Al vincular Mail a una cuenta de Microsoft Exchange, también se obtiene acceso a funciones de seguridad como el cifrado de mensajes y otras características de protección.
Cumplir con las citas y los plazos es una de las necesidades más importantes en la vida diaria de la oficina. Las relaciones con los socios comerciales se resienten rápidamente si no se demuestra seriedad. Incluso dentro de la propia empresa, el cumplimiento de los plazos juega un papel fundamental en la consecución de los objetivos que tú mismo te fijas. Por todo ello, es casi fundamental utilizar un programa de calendario para planificar tu rutina diaria de forma óptima y no perderte ninguna de tus citas. Los programas que te presentamos a continuación ofrecen una gama mucho más amplia de funciones que las soluciones de calendario integradas de los clientes de correo electrónico, por ejemplo.
Con la aplicación de calendario Rainlendar puedes estar al tanto de todos los eventos y tareas importantes. Para ello, la herramienta presenta las listas correspondientes directamente en tu escritorio para que puedas verlas en cualquier momento. El estilo gráfico de estas listas, que son ilimitadas, pueden personalizarse con diferentes estilos. Rainlendar está disponible para Windows, macOS y Linux, y almacena todos los datos en el formato estándar de iCalendar (RFC 2445). De este modo, podrás exportar fácilmente tus citas y tareas a otros programas. Este programa de ofimática está disponible como versión gratuita en Lite o como una versión Pro de pago (9,95€). La versión Pro te da la posibilidad de integrar otros calendarios, como el de Google.
A menudo es inevitable tener que recurrir a los calendarios de varias herramientas. El software de Code Spark's Office OneCalendar proporciona una solución sencilla y práctica a este problema: esta aplicación para Windows, Android e iOS te permite importar calendarios desde varios servicios, entre los que se incluyen:
OneCalendar tiene una versión gratuita y por aproximadamente 5 euros puedes actualizar este programa ofimático a OneCalendar Premium en cualquier momento, con lo que podrás activar otras funciones, como la sincronización inmediata o una función de personalización.
El programa ofimático desarrollado por Astonsoft Ltd., EssentialPIM, es mucho más que un simple calendario. Este software para Windows, iOS y Android destaca por varias características muy apropiadas para la organización del trabajo diario, por lo que puede ser clasificado como un Personal Information Manager (PIM). También puedes introducir tareas y crear notas, gestionar contactos e incluso integrar cuentas de correo electrónico. Además, tiene un gestor de contraseñas integrado. EssentialPIM tiene una versión gratuita y una de pago (a partir de aprox. 36 euros) para tener acceso a un enorme paquete de sincronización (por ejemplo, Google, iCloud, Outlook, CalDAV y CardDAV), métodos de encriptación más seguros o una función de bloc de notas para el escritorio.
La lista de tareas es una herramienta indispensable tanto para la rutina de oficina como para la vida privada. Este tipo de listas facilitan considerablemente la autoorganización o el trabajo en equipo y constituyen, además, la base fundamental para el éxito de la gestión del tiempo. Los elementos individuales de la lista pueden asignarse a personas específicas y marcarse tan pronto como se hayan completado - si surgen nuevas tareas, simplemente añádelas. En lugar de mantener tu lista de tareas en una hoja de papel o en una libreta, también puedes hacerlo en tu PC o dispositivo móvil gracias al software de ofimática adecuado.
Uno de los programas ofimáticos más conocidos para la gestión de tareas es el servicio web Evernote, publicado en 2008. Puedes utilizar el navegador o la aplicación para tu dispositivo (Windows, macOS, iOS, Android) para escribir, escanear notas escritas a mano, crear listas de tareas o añadir fotos, imágenes, grabaciones, etc. para organizar tus ideas y hacer que la interacción del equipo sea lo más fácil posible. Esta característica de compartir, sin embargo, solo está reservada para los usuarios de la versión de pago de Evernote Business (aprox. 14 euros por usuario y mes), lo que, entre otras cosas, aumenta el límite de carga mensual a 20 GB y permite el acceso sin conexión con aplicaciones móviles. En la Edición básica gratuita, esto solo es posible con la aplicación de escritorio.
El programa ofimático ToDoList es una de las herramientas más antiguas para hacer listas. El software gratuito para Windows no requiere ninguna instalación - simplemente descarga el archivo de programa ejecutable e inicia el programador de tareas haciendo doble clic en él. ToDoList te presenta las próximas tareas en una estructura de árbol clara, donde puedes crear tantas subtareas y comentarios como desees para cada tarea. También puedes definir las siguientes opciones para cada tarea:
Además, puedes almacenar enlaces desde ToDoList a los recursos necesarios para una tarea. Para ello, simplemente introduce la dirección de Internet que deseas vincular.
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