Las tareas para la gestión de personal se pueden dividir en dos categorías: por un lado, las tareas que responden a necesidades operativas o a imperativos legales, como pueden ser la elaboración de sistemas para registrar el horario laboral, la seguridad social, los salarios, los procesos de contratación y cese de los empleados o incluso los certificados de trabajo; por el otro se distinguen las tareas de administración centradas en las políticas de la empresa y en la planificación de decisiones estratégicas, incluyendo el análisis de encuestas o la comparación del rendimiento, entre otras actividades.
Sea como fuere, llevar a cabo estas actividades es tarea harto complicada, de ahí que la mayoría de las empresas usen programas especializados. Estos sirven de apoyo al departamento de recursos humanos en la implementación de sus funciones, registrando los datos personales de cada trabajador junto a información relativa al cálculo de la nómina, la relación tiempo/trabajo, las estadísticas personales, los costes de viajes de negocios y otros desplazamientos, etc.
Tareas básicas de la gestión de personal:
- Reconocer las necesidades de los empleados, recopilar y evaluar la información al respecto e identificar las tendencias.
- Crear, gestionar y llevar los diferentes expedientes de los empleados.
- Registrar la contratación, el cese y los cambios de personal.
- Elaborar contratos laborales junto a otro tipo de acuerdos (contratos de subarrendamientos).
- Procesar las solicitudes de los empleados, por ejemplo, en lo que respecta a las vacaciones o a cursos de formación.
- Gestionar el contacto con las autoridades competentes, oficinas, compañías de seguros, empresas de contabilidad, seguros sanitarios u otros socios contractuales.
- Supervisar la entrada y el cese del empleado en la empresa.
- Procesar el absentismo de los empleados.
- Encargarse de los pagos de salarios.
- Registrar los horarios de trabajo.