La administración de las cuestiones concernientes a la plantilla se cuenta como una de las tareas centrales de la gestión de personal. Abarca todas las tareas rutinarias administrativas del departamento de recursos humanos. Entre sus actividades centrales se encuentran la gestión, planificación y capacitación del personal.
La gestión de personal, también conocida como administración de personal, es una forma de gestión que se encarga de las relaciones de los empleados con la empresa. Sin embargo, también realizan otras actividades que incumben a terceros como, por ejemplo, la afiliación de los trabajadores a un régimen de la seguridad social.
La gestión de personal comprende todas las tareas administrativas del departamento de recursos humanos y abarca desde el proceso de contratación de cada empleado hasta su cese. Para ello, siempre hay que tener presentes los aspectos legales, los acuerdos de la empresa y los contratos con los trabajadores.
El objetivo principal de la gestión de personal es el de proporcionar datos personales actualizados, para garantizar una óptima comunicación interna. No hay que olvidar que el trabajo administrativo llevado a cabo de forma eficiente contribuye a que la cooperación interna sea fluida. En general, es tarea de la administración de personal organizar y simplificar todos los procesos en torno a los empleados en una empresa.
Cuando la gestión de personal realiza su trabajo con eficiencia y sin errores, se contribuye a alcanzar un objetivo mayor, primordial para el departamento de recursos humanos: generar, mantener e incrementar el nivel de satisfacción de los empleados. Esto, a su vez, es de gran beneficio para la empresa, pues cuanto más satisfechos estén los trabajadores, mayor eficiencia y creatividad se consigue. Además, disminuye el número bajas por enfermedad y aumenta la lealtad hacia la empresa.
Las tareas para la gestión de personal se pueden dividir en dos categorías: por un lado, las tareas que responden a necesidades operativas o a imperativos legales, como pueden ser la elaboración de sistemas para registrar el horario laboral, la seguridad social, los salarios, los procesos de contratación y cese de los empleados o incluso los certificados de trabajo; por el otro se distinguen las tareas de administración centradas en las políticas de la empresa y en la planificación de decisiones estratégicas, incluyendo el análisis de encuestas o la comparación del rendimiento, entre otras actividades.
Sea como fuere, llevar a cabo estas actividades es tarea harto complicada, de ahí que la mayoría de las empresas usen programas especializados. Estos sirven de apoyo al departamento de recursos humanos en la implementación de sus funciones, registrando los datos personales de cada trabajador junto a información relativa al cálculo de la nómina, la relación tiempo/trabajo, las estadísticas personales, los costes de viajes de negocios y otros desplazamientos, etc.
Tareas básicas de la gestión de personal:
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La gestión de personal, en el desempeño de sus tareas, ha de cumplir las siguientes funciones:
Los empleados encargados de la gestión de personal tratan, a diario, con datos sensibles de carácter personal, tales como el nombre, la dirección, información médica, cuenta bancaria, certificaciones o currículos. Estos datos deben protegerse respetando las leyes vigentes, motivo por el que los empleados deben conocer los últimos cambios en las regulaciones relativas a la protección de datos. Con la entrada en vigor del RGPD, las empresas tienen que revisar los procesos internos para que cumplan con lo establecido. Pero ¿qué impacto tiene en la gestión de personal?
En México las empresas se rigen por la Ley Federal de Protección de Datos Personales de 2010 y la Ley General de Protección de Datos Personales en Posesión de Sujetos Obligados de 2018, respetando siempre los derechos ARCO , es decir, los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición a los datos personales recopilados incluidos en la Constitución.
Gracias a la digitalización, muchas tareas de gestión de personal se pueden simplificar. El uso de software para realizar estas tareas se está convirtiendo en una idea cada vez más atractiva, pues los proveedores tienen más en cuenta la normativa relativa a la protección de datos. Así, por ejemplo, existen programas que eliminan de forma automática cierta información pasado un tiempo.
Un expediente digitalizado de personal incluye, al igual que sus homólogos en formato físico, los datos personales de los empleados. Estos archivos digitalizados tienen, sin embargo, una serie de ventajas decisivas: al ser gestionado de forma centralizada, varios empleados pueden trabajar al mismo tiempo siempre que estén autorizados, aliviando así la carga de trabajo. Con un sistema de permisos se da acceso a los usuarios con derechos, limitando en cada caso como se requiera qué datos puede ver qué empleado.
En el ámbito de la gestión de los tiempos de trabajo y de las bajas se pueden gestionar algunos procesos tales como:
Otra posibilidad para aliviar la carga de trabajo es permitir que sean los empleados los que lleven a cabo determinadas tareas administrativas de forma independiente, aunque ayudados por determinadas herramientas especialmente diseñadas para ello. Por ejemplo, en algunas empresas se permite que los empleados pueden modificar sus datos personales, registrar los horarios o planificar y solicitar vacaciones. La externalización de estas tareas no solo trae ventajas para el departamento de recursos humanos, que ve reducida la carga de trabajo administrativo, sino también para los empleados, pues tienen una visión más amplia y profunda sobre los procesos administrativos de la empresa.
Entre las funciones propias de la gestión de personal se encuentra la contratación de nuevos empleados. Pero, incluso antes de este proceso, ha de encargarse de reclutar al candidato perfecto para el puesto vacante. Para que encuentres a la persona que mejor se adapta a las necesidades de la empresa, en nuestra guía explicamos cómo elaborar una oferta de trabajo.
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