La entrevista laboral es el momento decisivo en un proceso de selección. Es en este momento cuando los intangibles datos del curriculum vitae se convierten en una persona de carne y hueso a la que se ha de conocer y juzgar. Mientras que en la preselección prestaste atención a las llamadas hard skills o “habilidades duras”, esto es, a los estudios, a las cualificaciones y a los conocimientos especiales, ahora te centrarás por encima de todo en aspectos como la motivación, la personalidad, las habilidades comunicativas y la imagen general del candidato, es decir, en sus soft skills o “habilidades blandas”.
Cuando se carece de experiencia a la hora de conducir una entrevista, suele incurrirse en errores tan comunes como dejarse llevar por simpatías o por estados de ánimo, olvidar preguntas importantes que pueden influir en la estimación del candidato o llevar a cabo las entrevistas de forma tan desorganizada que al final no te permita comparar a los candidatos.
Nuestra guía para conducir una entrevista laboral pretende servirte de herramienta de ayuda para evitar los errores más típicos y llevar a cabo entrevistas profesionales que te permitan encontrar al mejor candidato para tu puesto.
La función de una entrevista laboral es facilitar a una empresa encontrar a los candidatos que más se ajustan a los puestos libres que ofrece. Este es un objetivo fundamental que un reclutador no debe perder de vista durante una entrevista. Para lograrlo, no solo es fundamental juzgar al candidato de forma neutral y plantear las preguntas adecuadas, sino también crear una atmósfera agradable en la que el candidato pueda sentirse a gusto. Para ello, es necesario prepararse muy bien y estructurar la conversación claramente.
Puede ser de ayuda limitar la duración de la entrevista y tener presente este margen de tiempo para evitar que algunas fases se prolonguen demasiado y que al final solo puedas pasar por encima de los puntos más importantes antes de que entre el siguiente candidato. Una entrevista no debería durar más de una hora –45 minutos sería aún mejor– no solo para aliviar al nervioso candidato, sino también para permitirte organizar mejor tu agenda de entrevistas.
Esta podría ser una forma óptima de estructurar una entrevista:
Familiarízate antes con temas como el lenguaje corporal y la comunicación no verbal para, además de interpretar mejor las señales involuntarias de tu interlocutor, contribuir tú mismo a crear un ambiente positivo. Los gestos que transmiten interés, respeto y atención facilitan que el candidato se sienta bien, se relaje y muestre su mejor lado.
Cuando se conduce una entrevista sin la preparación adecuada, el candidato lo percibe de inmediato porque, por ejemplo, su interlocutor le pregunta por datos y fechas que ya debió leer en el CV. Esto no solo sitúa al entrevistador en una posición desagradable, sino que, si los candidatos mejor cualificados sienten que no se les valora como se merecen y abandonan el proceso de selección, pudiendo dañar la reputación de la empresa.
La mala organización también perjudica a la imagen de la empresa como empleadora. Así, conviene evitar los siguientes errores:
Por supuesto, errar es humano y, pese a haberse preparado bien, a veces no todo sale como uno habría deseado. En este caso, nada como una buena comunicación. Pedir disculpas y solicitar la comprensión del candidato es la mejor opción, porque asumir los propios errores tiene un efecto mucho más positivo en la percepción de la otra persona que intentar por todos los medios ocultar o ignorar una situación flagrante.
Dicho esto, tómate el tiempo que necesites para prepararte. Lee atentamente toda la documentación que ha entregado el candidato y toma notas, de modo que tengas los datos más importantes siempre a mano durante la entrevista, también los que guardan relación con los huecos en la vida profesional o con otros aspectos que te suscitan preguntas como, por ejemplo, por qué el candidato se decidió por un cierto puesto de trabajo o estudio. Esto demuestra que has estudiado el currículum del candidato y tienes un interés sincero en él.
Horas antes de la entrevista, conviene revisar todos los aspectos de organización: que los colegas se acuerdan de la cita, que la sala de reuniones está preparada y que el personal de recepción sabe de la llegada del candidato para que le puedan saludar, si fuera posible, por su nombre.
En tu rol de entrevistador, no tienes mucho que temer. Incluso sin mucha experiencia, con una buena preparación y una apariencia segura es posible ocultarlo. Esto no significa mirar al candidato por encima del hombro ni tratarle con superioridad, sino que, por el contrario, una actitud respetuosa demuestra profesionalidad y experiencia en el trato con (futuros) empleados.
Puede resultar de ayuda recordar las entrevistas que superaste en el pasado, cómo estabas de nervioso y qué interlocutor te pareció el más agradable en esta situación. Si tienes esto en cuenta en todas las fases de la entrevista, el candidato notará que, más que un proceso mecánico de selección, la empresa se ha tomado las molestias de hacerle sentir cómodo.
Saluda al candidato con un gesto abierto y amistoso y dale unos minutos antes de comenzar la entrevista. Antes de sucumbir a un incómodo silencio, preguntar por el viaje o el trayecto a la empresa, sobre la ciudad (si ha viajado desde otro lugar) o sobre el tiempo es de utilidad para romper el hielo. Esto ayuda al candidato a relajarse y tomar aire antes de entrar en materia.
A continuación, y si es el caso, se presenta a los demás participantes en la entrevista con sus nombres y cargos en la empresa. En este punto, es bueno explicar brevemente por qué esas personas están presentes en la entrevista y qué relación laboral tendrían con el candidato si consiguiera el puesto.
Si logras mantenerte calmado y relajado, contribuirás a que el solicitante también se tranquilice.
Ahora comienza la entrevista en sí. Como empleador, es natural que lo primero que quieras saber sean los motivos por los que el candidato está interesado en la posición y cuáles de sus habilidades son provechosas para tu empresa. Pero no olvides preguntarle también cómo se imagina su futuro empleo y qué es para él un buen empleador. Al fin y al cabo, una entrevista es la ocasión de que ambas partes se conozcan. Es mejor descubrir ahora si se pueden cumplir las expectativas, que lamentar una mala decisión más tarde.
Es muy fácil que esta fase degenere en un puro interrogatorio (o una cacofonía si hay varios participantes). Para evitarlo, trata de crear una conversación fluida y natural escuchando las respuestas del candidato y tomándolas como punto de partida para dirigir la charla en la dirección que te interesa con preguntas cada vez más precisas y orientadas a tus objetivos.
En esta fase, toma las notas que necesites, no solo de las respuestas del candidato, sino también de la impresión que te produce, para que más tarde puedas recordar mejor la conversación y te sea más fácil tomar una decisión.
Ahora es tu turno. Tras hacerte una impresión del candidato y de las probabilidades de una colaboración fructífera en el futuro, es el momento de presentar a la empresa con más detalle y dar al entrevistado unaimpresión de lo que le esperaría en el futuro. No es necesario entrar en una detallada narración sobre la historia de la empresa o en la enumeración de información que se encuentra fácilmente en la página web de la misma.
Piensa con antelación qué información es la que interesa al solicitante y concéntrate en la importancia del puesto a cubrir. Explica brevemente cuál es el papel de este puesto en el equipo, su colaboración con otros departamentos y las posibles oportunidades de desarrollo que ofrece, así como su importancia para los objetivos generales de la empresa en el futuro, si es posible.
En este punto, trata de dar al candidato una imagen lo más realista posible de la vida cotidiana de la empresa. De esta manera se evitan desde el principio las decepciones e insatisfacciones que pueden convertirse en una carga para los compañeros y envenenan el estado de ánimo del equipo.
Ahora el candidato tiene la oportunidad de plantear preguntas relacionadas con los procesos generales de la empresa o específicamente con su futura función. También en este caso es importante responder abierta y honestamente, siempre y cuando no se revelen secretos de la empresa.
Ten en cuenta también que las preguntas de un candidato podrían en ciertas circunstancias sacar a relucir los problemas de la empresa. Esto es motivo para prepararte con antelación consultando a tus colegas y superiores sobre la mejor forma de reaccionar ante estas cuestiones y evitar responderlas sin mentir.
Una vez aclaradas las preguntas del candidato, es habitual esbozar brevemente los siguientes pasos en el proceso de selección. Suele indicarse un plazo de tiempo aproximado en el que el candidato recibirá una respuesta de la empresa y se aclararán cuestiones relativas al contrato de trabajo, como la fecha más temprana de incorporación, las expectativas salariales, los días de vacaciones y el tipo de contrato (temporal o indefinido).
Para cerrar, agradece al candidato haber asistido a la entrevista y acompáñalo a la puerta.
Cuando se trata de cubrir una vacante, lo normal no es hacer una entrevista, sino cientos y, si el proceso de selección se alarga durante varias semanas, lo más frecuente es que los recuerdos de las primeras conversaciones se difuminen o se olviden detalles importantes.
Para que, aun después de este tiempo, se pueda tomar una decisión bien fundada, conviene trabajar en las notas que se han tomado de cada candidato y, si es posible, transferirlas a hojas de evaluación estandarizadas que faciliten la comparación ecuánime de todos los candidatos.
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