Todo comienza con la línea del asunto. Es lo primero y, en muchas ocasiones, lo único que el receptor va a ver de tu correo electrónico. Si no empiezas a convencerlo con el asunto, es muy probable que ese correo electrónico acabe en la papelera virtual. Se trata de captar el interés del receptor. Un modo de conseguirlo es emplear preguntas retóricas. También suelen funcionar bastante bien aquellos asuntos que hacen referencia directa a los problemas u objetivos concretos de los receptores. Debes dejar claro en el asunto que puedes ofrecer una solución. En este aspecto, el correo de seguimiento no se diferencia demasiado del email con el que intentas establecer el primer contacto.
Por lo demás, la formulación del asunto depende mucho del nivel en el que de encuentres. ¿Es el primer intento o ya enviaste varios correos electrónicos sin éxito? Después de varios mensajes sin respuesta, puedes preguntar directamente si desean que los sigas contactando. Puedes consultar asuntos adecuados para distintas situaciones en los modelos de correos de seguimiento de ventas que aparecen en apartados posteriores.
En cuanto al contenido, debe ser tan breve y claro como sea posible. Puedes dar por seguro que tu contacto querrá invertir el mínimo tiempo posible en el procesamiento de correos electrónicos. Los mensajes largos ahuyentan a los lectores. Pero, si eres capaz de tratar el asunto con pocas palabras, tu mensaje se convertirá en una agradable distracción de la gran pila de correos electrónicos no deseados.
Si usas instrucciones claras le facilitas la respuesta al cliente. Quieres que te contesten de forma directa. Si tienen que pensar mucho en cómo responder, van a ir retrasando la tarea de tratar el correo electrónico y acabarán por olvidarse completamente. Con preguntas o instrucciones claras (nunca órdenes) conseguirás respuestas rápidas.
Al margen del contenido, el momento del envío también es determinante para el éxito que tendrá tu mensaje. Si el tiempo entre los envíos de los correos electrónicos es demasiado breve, resultará molesto, si es demasiado prolongado, el posible interés pudo haberse desvanecido ya. En principio se debe dejar un tiempo de entre tres y cuatro días entre dos correos electrónicos. Se puede aumentar un poco la distancia entre un correo electrónico y el siguiente. De esta forma, le das tiempo suficiente a la otra persona para redactar su respuesta si tenía pensado contestar. El mejor horario para enviar el correo depende de las costumbres del receptor. En este aspecto es difícil hacer declaraciones vinculantes.