Es recomendable elaborar un plan de proyecto para casi todo tipo de proyectos sea cual sea su dimensión, porque, al hacerlo, reflexionas sobre la mejor forma de conseguir el objetivo reduciendo los riesgos al máximo, en el mínimo espacio de tiempo y con la menor cantidad de medios. Además, durante la planificación te anticipas a los posibles problemas y planteas soluciones, lo que te permite reaccionar rápidamente en caso de adversidad durante su ejecución.
Este documento también sirve como fuente de información para los clientes y socios de proyecto, ya que, a través de una planificación documentada, obtienen una visión de conjunto de las fases de trabajo y pueden comprobar si la planificación tiene en cuenta sus expectativas. De no ser así, aún estarás a tiempo de modificarla antes de iniciar la puesta en práctica del proyecto.
Por lo general, los socios de proyecto aprueban el plan de proyecto con antelación, sirviendo, así, como base vinculante para continuar el proceso. Por lo tanto, debe realizarse al inicio de la fase de planificación.
Además, el plan escrito se convierte en una herramienta de trabajo para el responsable del proyecto, ayudándole a no perder el foco principal del mismo y a cumplir tanto con los plazos como con los presupuestos.
El plan debe ser lo más detallado posible, de manera que con este documento el jefe o jefa del proyecto pueda transmitir sus tareas a otra persona sin ningún problema. Para que, además, el plan permita obtener una visión general de forma rápida, no debería contener demasiada información secundaria. Aquí se aplica una fórmula mágica: tan detallado como sea necesario, tan breve como sea posible.