Es muy habitual que en el lugar de trabajo no se den las condiciones ideales para obtener el mejor rendimiento posible. Impera el desorden, los instrumentos de trabajo solo se encuentran después de un tiempo e incluso es posible que se desperdicien recursos innecesarios. La solución la encuentran muchas empresas en operaciones de limpieza puntuales como si de una limpieza de cambio de temporada se tratase. Aunque esto puede servir a corto plazo, la mayoría de las veces volvemos a caer poco a poco en la vieja rutina.
Es por eso que a largo plazo se necesita una metodología mejor; una mentalidad en la que se ordene del mismo modo cuando está el jefe presente y cuando nos encontramos entre simples empleados. De esto se ocupa la metodología 5S, originada en Japón, y que aquí se está volviendo cada vez más popular. El 5 hace referencia a los cinco sencillos pasos con los que se puede organizar el entorno de trabajo de forma permanente y adaptada a los trabajadores. Lo especial de la metodología 5S es que el estándar alcanzado se encuentra bajo continuo análisis y mejora. A continuación, descubrirás más sobre las 5S y el trasfondo de esta metodología.
La metodología 5S está subordinada al principio japonés “kaizen”, que representa una filosofía de vida y de trabajo japonesa. El concepto está compuesto por las palabras “kai” (que significa cambio) y “zen” (que significa algo así como “hacia mejor”). Se trata, por lo tanto, de un cambio constante hacia algo mejor. En español se habla también de un
(abreviado: PMC). Con ello, no se trata solo de métodos e instrucciones concretas, sino que el concepto hace referencia más bien a un tipo especial de percepciónde las condiciones de vida, del lugar de trabajo y de los procesos de trabajo. También hace referencia a la voluntad de seguir desarrollándonos a nosotros mismos y a nuestro entorno constantemente y de mejorar la calidad.En el marco del enfoque kaizen, esta mejora puede comenzar ya desde una edad temprana, por ejemplo, con un poco más de orden en el escritorio. De un modo general, se trata de buscar todos los días nuevas posibilidades de mejora, de no estar nunca satisfechos con los nuevos desarrollos y de aumentar constantemente los estándares. Así, no solo se realizarán las fases de trabajo de una forma más eficiente a largo plazo, sino que también se ahorrarán recursos o se utilizarán de manera más sensata que hasta entonces. No obstante, esta mentalidad solo se puede conseguir si la dirección de la empresa incluye a todos los trabajadores y estos, así como sus superiores directos, también tienen la voluntad de adoptar y llevar a la práctica las propuestas de mejora.
La metodología 5S es uno de los muchos conceptos con los que se puede realizar el enfoque kaizen descrito anteriormente.
En el entorno occidental se habla habitualmente de Lean Management para referirse a la optimización de procesos de trabajo y ciclos del producto. El Lean Management tiene el mismo objetivo que el concepto kaizen: crear un entorno de trabajo eficiente y orientado a los procesos. Se orienta en gran medida a los principios de kaizen.
La metodología 5S fue originalmente desarrollada por el jefe de producción Taiichi Ōnopara el fabricante de automóviles Toyota. Debido a la escasez de recursos, Toyota llegó a mediados del pasado siglo a una encrucijada, pero gracias a la metodología 5S, finalmente fue capaz de volver a cosechar grandes éxitos a pesar de las condiciones adversas. Desde entonces, el concepto de las 5S goza de respeto en todo el mundo. Y a pesar de que muchas empresas no trabajan de forma consciente con las 5S, persiguen el objetivo de alcanzar un entorno de trabajo eficiente y aplican, sin saberlo, algún que otro truco de este método de gestión. ¿Pero a qué se refieren concretamente las 5S?
Es muy frecuente que en el lugar de trabajo se acumulen demasiados objetos que realmente rara vez se necesitan. Esto provoca que se pierda la perspectiva general y que se vaya colando el desorden. Por esta razón, es necesaria la clasificación. Para ello, hay que responder a las siguientes preguntas: ¿qué objetos o instrumentos de trabajo no se utilizan en absoluto y se pueden eliminar permanentemente? ¿Qué cosas se necesitan en escasas ocasiones y deberían ser almacenadas en un lugar adecuado? La clasificación tiene también el efecto de poder alcanzar los recursos disponibles de forma más rápida. Esto disminuye el riesgo de volver a encargar instrumentos de trabajo que en realidad todavía hay disponibles en la empresa.
La sistematización viene justo después de la clasificación. Plantea la pregunta de qué sistema se debe seguir para almacenar y ordenar los distintos instrumentos de trabajo. Todo requiere su lugar fijo. ¿Qué utiliza quién habitualmente? ¿Qué objetos se deben encontrar accesibles para todos? ¿Cómo se diseña el camino a los materiales necesarios de la forma más corta posible? El orden que se origina de esta forma debe estar protocolizado. Las etiquetas u otros marcadores ayudan a estructurar el orden de forma visible y comprensible para todos. Las fotos y las gráficas también contribuyen a identificar inmediatamente las anomalías y solucionarlas rápidamente.
Obviamente, el orden no aporta nada si el lugar de trabajo no está limpio. Por lo tanto, se requiere limpieza. Esto afecta también a todas las máquinas o aparatos que pueden ser sometidos en poco tiempo a una inspección o mantenimiento. Si se detecta demasiada suciedad o un desgaste inusualmente alto, los responsables al respecto deberán analizar los motivos. Este proceso de limpieza seguro que no es el paso preferido del método 5S, pero contribuye al resultado final de un mejor clima de trabajo. Si los clientes visitan las dependencias regularmente, esta nueva limpieza contribuirá, asimismo, con toda probabilidad, a alcanzar mejores resultados también durante el contacto con los clientes.
Con el concepto “estandarización” se resumen en la metodología 5S dos tipos de elementos: por una parte, se trata de estandarizar el orden y la limpieza alcanzados y también de comprometerse a cumplir este estándar. Por otro lado, se trata de cómo se alcanza este estándar. Así, las señalizaciones y las etiquetas sirven para que la clasificación de las herramientas y de los materiales permanezcan sin alterar. También se puede planificar qué máquinas se deben limpiar y mantener y con qué frecuencia. Además, se pueden definir las personas responsables de cada tarea y de cada ámbito. De forma adicional, se pueden crear listas con las que los trabajadores se puedan orientar.
Por último, se trata de mantener a largo plazo lo que se ha conseguido y de dedicar para ello la autodisciplina necesaria. Si se producen descuidos, deben enderazarse lo antes posible. Para ello, es necesario realizar controles regulares y que cada trabajador se comprometa con el objetivo. Se debe repetir con regularidad el ciclo de las 5S al completo para poder obtener mejoras adicionales. Shitsuke representa el quinto paso, que nos dirige de nuevo al primero, siguiendo estrictamente una organización circular. Sin embargo, no es raro que se entienda la autodisciplina como el principio básico fundamental, ya que de forma alternativa se puede posicionar en el centro del ciclo kaizen de las 5S, mientras que los otros cuatro pasos orbitan siempre a su alrededor.
Cada uno de los pasos por separado parece fácil de llevar a la práctica, pero es posible que en la aplicación concreta surjan problemas. Para que los principios de esta gestión Lean Management basada en las 5S se pueda aplicar, todos los empleados deben colaborar. Pero es muy habitual que una parte del personal se resista. Al fin y al cabo, estos métodos están en principio vinculados a un presunto esfuerzo adicional y además algunos empleados pueden considerarlos una intervención no deseada en su entorno de trabajo.
En este caso, es responsabilidad del supervisor informar de forma detallada sobre las 5S y el kaizen y de precisar de forma concreta las ventajas. Estas se pueden resumir de la siguiente forma:
Si se exponen y aclaran estas ventajas, normalmente se convence a más trabajadores de la innovación. La gerencia de la empresa debe dejar claro que no solo la empresa se puede beneficiar del método 5S, sino que también cada uno de los trabajadores. Para que este mensaje surta efecto, la formación debe adquirir una gran importancia. En ocasiones puede pasar un tiempo hasta que la metodología 5S se interiorice realmente; sin embargo, los cambios positivos se pueden apreciar rápidamente con un poco de disciplina y si se incide en ellos lo suficiente. En cualquier caso, los supervisores deberán predicar con el ejemplo. Solo así es posible el éxito consistente.
La metodología 5S se resume en cinco pasos:
Si bien estos principios fueron desarrollados en sus orígenes para la industria de la producción, se pueden aplicar de forma universal a cualquier lugar de trabajo. El objetivo es conseguir un ambiente de trabajo ordenado y productivo. Para que esto se pueda conseguir, los supervisores no solo deben dar un buen ejemplo, sino que deben convencer a sus trabajadores de las ventajas ya antes de la aplicación de la metodología.
La rigurosidad con la que se debe seguir la metodología debe acordarse siempre con la plantilla. Una decisión tomada individualmente por la dirección no es en ningún caso práctica. Llevará algún tiempo hasta que cada uno de los pasos se consolide completamente en la rutina laboral, pero merece el esfuerzo. Por algo las 5S se han aplicado en numerosas empresas de todo el mundo desde su éxito en Japón.
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