Software de inventarios: comparativa de los principales programas en México

La gestión de inventarios es una tarea esencial de la administración empresarial. Sin embargo, no siempre se le presta la atención necesaria y, en ocasiones, se relega a una actividad administrativa de segunda categoría. A menudo, se recurre a las tablas Excel o incluso a papel y bolígrafo para dejar constancia de los activos con los que cuenta la empresa, lo que termina suponiendo un costo elevado, pues exige tiempo que podría dedicarse a otras actividades, y dinero, ya sea por la necesidad de contratar a más personal o porque se incurran en errores que solo se puedan subsanar previo pago de una cantidad. Es por eso que recurrir al software de sistemas de control de inventario puede convertirse en una inversión a largo plazo que traiga importantes beneficios a las empresas.

Los software de inventarios o software de control de inventarios son programas creados para facilitar la gestión del inventario de una empresa, entendido este como el conjunto de elementos que forman su patrimonio. Así, pueden utilizarlo negocios de cualquier sector, sin importar su tamaño, aunque es especialmente de interés para aquellos dedicados a la compra y venta de existencias. Permiten saber la cantidad de existencias disponible, su localización y las entradas y salidas de mercancía. Todo ello, contribuye a una mejor planificación, una mayor productividad y a la satisfacción del cliente. Pongamos como ejemplo una librería: con este tipo de programas se podrá conocer en todo momento cuántos títulos y a su vez qué número de cada uno de ellos hay, tanto en almacén como en tienda. Asimismo, se puede obtener una visión de los libros que se han vendido, descubriendo los preferidos por los clientes. De esta forma, se planifica con exactitud la adquisición de nuevas existencias para que siempre estén a disposición de los lectores.

En definitiva, disponer de este tipo de programas garantiza mejorar la organización y ofrecer siempre un buen servicio, pues en todo momento se tiene constancia de las existencias reales, mostrándolas así al comprador. De igual modo, se puede calcular con mayor exactitud los periodos y la cantidad que solicitar al proveedor, evitando gastos innecesarios. Sin olvidar su importancia a la hora de llevar la contabilidad de la empresa. Si, además, es capaz de entregar reportes con información relativa a las entradas o las salidas, la empresa podrá prepararse para una futura toma de decisiones exitosa.

La oferta de programas de inventarios es amplia en el mercado mexicano, si bien hay que tener en cuenta los diferentes tipos existentes y escogerlos en función de las características de la empresa.

• Especializados o partes de un software integral. Si bien se puede optar por un software de control de inventarios especializado, la mayoría se integran como parte de una solución mayor que incluye módulos de diferentes tareas de administración también esenciales en una empresa como pueden ser la contabilidad o la facturación.
• Gratuitos y de pago. Pensar en las características que debe reunir el software de inventarios es esencial a la hora de optar por una solución gratuita o de pago. Mientras las primeras suelen estar más limitadas en cuanto a funciones, los programas de pago suelen ofrecer diferentes cuotas según las exigencias de cada usuario.
• Almacenamiento en la nube o local. Optar por una opción en la nube reporta numerosas ventajas pues permite un acceso no restringido en espacio o tiempo, sin embargo, para su correcto funcionamiento se requiere Internet. Los programas alojados en un dispositivo se instalan directamente en el ordenador que vaya a ser utilizado para la actividad.
• Licencia o pago por uso. Hay programas que para usarlos requieren la adquisición de una licencia permanente con la que el usuario tendrá siempre acceso al programa. Sin embargo, la mayoría responde a un modelo de pago por uso que funciona por suscripción. De esta forma, los programas se pueden usar de acuerdo a las necesidades de la empresa, si bien suelen tener un costo económico mayor.

Como cada empresa va a tener sus propias necesidades, no existe un software de inventario ideal para todos los casos. Si bien hay una serie de aspectos a los que es importante prestar atención.

• Seguridad: toda la información acerca del inventario de la empresa va a estar recogida en el programa seleccionado. Perderla, además de suponer la desaparición de información valiosa para la toma de decisiones, supone un verdadero problema cuya solución incurriría en una importante inversión monetaria. De ahí considerar si la herramienta seleccionada está bien protegida (especialmente si los datos se almacenan en la nube) y ofrece la opción de respaldos.
• Precio: aunque sin duda resulta rentable a largo plazo, invertir en un programa de inventarios supone un gasto considerable antes de su implantación. De ahí la importancia de calcular bien cuáles serán las necesidades de la empresa y seleccionar en consecuencia el programa más adecuado. De nada servirá invertir demasiado poco y no disponer de las funciones suficientes, aunque igual de poco efectivo es pagar de más por funciones o características que la empresa no necesita.
• Funciones incluidas: existen empresas que, bien por ser de un tamaño reducido o debido al sector al que pertenecen, no necesitan más que un registro del stock disponible con las entradas y salidas. Sin embargo, otras necesitan además una función para llevar un control de los proveedores o clientes o reportes continuos que faciliten la toma de decisiones.
• Manejo: es necesario calibrar también el nivel de conocimientos informáticos de los usuarios del programa. Si bien la mayoría ofrecen un manejo sencillo, puede ser interesante calcular el periodo de adaptación al nuevo programa y asegurarse de que se va a utilizar de forma óptima.
• Servicio de atención y/o soporte: igualmente, puede ser interesante tomar en cuenta la disponibilidad de personas especializadas en la atención a los clientes, si es gratuita y si el contacto se produce por teléfono, email, chatbots, etc. Asimismo, la existencia de guías de uso o tutoriales son un punto que valorar.
• Dispositivos: si quieres un acceso sin restricciones a la herramienta de gestión de almacenes, valora también que puedas entrar desde cualquier dispositivo. Muchos programas ofrecen una aplicación para sistemas Android y iOS.

A continuación, se muestran un total de cinco sistemas de control de inventarios como software independiente o como módulos dentro de un programa integral. Te mostramos las características, precios, ventajas e inconvenientes:

La empresa de tecnología mexicana Crol se encarga desde hace 20 años de desarrollar tecnología para cubrir las necesidades de los negocios en el país, abarcando tanto al sector de medianas y grandes empresas como al de pequeñas y micro empresas. Para estas últimas presenta Crol, un programa en la nube que integra, en función del plan seleccionado, diferentes módulos: contabilidad y estados financieros, compras, gastos, bancos, control de inventarios y ventas y facturación electrónica 3.3. En definitiva, se trata de una solución completa y multidispositivo que reúne en un único programa todas las soluciones de administración y contabilidad necesarias para gestionar la empresa.

La información se almacena en la nube de Microsoft, siendo accesible en cualquier momento y desde cualquier lugar. En lo que a seguridad respecta, Crol realiza copias de seguridad automáticamente y recurre a métodos de cifrado.

Aunque hay una versión libre gratuita, esta no incluye la opción de gestión de inventarios. Para ello hay que recurrir a la versión Standard (350 MXN al mes), a la versión Pro (1050 MXN al mes) o a la Enterprise (2050 MXN al mes), cuyas suscripciones pueden ser anuales o mensuales. No obstante, antes de tener que pagar por una u otra, el usuario dispondrá de 15 días de prueba para decidirse por el programa. Además, sea cual fuese la opción escogida, todas van a incluir ayuda y atención personalizada, así como seminarios para aprender a usar la herramienta.

Si bien disponer de todos los módulos en un solo programa es una ventaja, conviene mirar las características específicas del software en lo relativo a inventarios. Crol permite conocer en tiempo real el estado del almacén o almacenes y, en caso de ser varios, realiza su integración automática. Asimismo, va a registrar las entradas, salidas y reubicaciones. También genera reportes con información actualizada. Además, con un costo de 500 MXN adicionales, el usuario de los planes Pro o Enterprise puede disponer de un módulo avanzado con funciones adicionales, conocido como Inventario Avanzado de Crol. Si la empresa lo estima necesario, podrá contar con un control de inventario por lotes y caducidad y por número de serie. Además, dispone de una función para determinar cuándo se necesitan productos de nuevo (punto de reorden), cuándo hay productos que bien no se han recibido o no han sido entregados a los clientes (backorder), así como determinar el costo por unidad de cada producto.

Aunque el usuario dispone de un periodo de 15 días gratuitos para probar el software, todos los planes son de pago. Puede elegir entre tres opciones: el paquete Básico ($ 599 al mes), el Estandar ($ 999) y el Premium ($ 1499). La selección de uno u otro va a depender del número de productos que se quiera tener en el catálogo, el de ventas mensuales que se prevea se va a llevar a cabo o el número de usuarios que se quieran incluir. Sea como fuere todos incluyen las actualizaciones de forma automática y atención al cliente online.

En lo referente a los inventarios, con este programa se pueden crear catálogos de productos definidos según sus características, productos además que podrán activarse o desactivarse según su disponibilidad en un determinado periodo y de los que se puede conocer su historial. Este software de inventario permite además tener constancia en tiempo real del stock del que se dispone ya sea por sucursal o de manera conjunta, registrando tanto las ventas como las adquisiciones de existencias. Todo ello sin importar el número de almacenes o puntos de venta, tanto físicos como online. Interesante es la opción “productos compuestos” en la que la empresa podrá vender como si fuera uno solo un conjunto completo de productos.

Así mismo, al registrar las compras y las ventas realizadas, la empresa en cuestión puede acceder también a un balance que permita determinar si se han obtenido o no beneficios. Pero, además, se puede obtener información pormenorizada, que sin duda contribuirá en la toma de decisiones futuras. Así, la empresa podrá conocer las ventas en función del tipo de producto, la marca o el proveedor, obteniendo datos exactos sobre los productos más solicitados, por ejemplo, o las marcas con más éxito. Al mismo tiempo se puede tener acceso a los gastos incurridos.

Además, como ya se ha mencionado, con este programa se podrá también llevar el control sobre las cuentas bancarias y crear y enviar facturas electrónicas a los clientes.

Este software es adecuado para cualquier tipo de negocio, aunque la misma página lo desaconseja para productos con fecha de caducidad o venta por lotes, pues no cuenta con estas funciones.

Si bien dispone de unas funciones muy concretas, su manejo es sencillo e intuitivo, empezando por la facilidad a la hora de migrar los datos desde un inventario en Excel. En cuanto a seguridad, el programa no solo realiza respaldos automáticos, sino que está protegido por un sistema de encriptación SSL de 128 bits.

Cloudadmin cuenta con tres planes de negocios, todos de pago: el Empresarial, por 999 MXN al mes; el plan Popular, por 499 MXN al mes, o el Emprendedor, por 199 MXN. Estos, más que diferenciarse en las funciones ofrecidas, se distinguen por el límite establecido en el uso de dichas funciones (número de sucursales, usuarios productos y órdenes de ventas). Además, el plan Empresarial y el Popular incluyen la opción de añadir a más usuarios, siempre que se paguen 150 MXN por persona y mes.

Sea como fuere, todos ofrecen un periodo de prueba de 14 días, disponibilidad absoluta y atención al cliente.

El software Multicomercio © se trata de un programa de punto de venta que se adquiere por licencia y pertenece a Sistema de Venta, una empresa con más de nueve años de experiencia en el mercado. Este programa en concreto, además de contribuir en los procesos de compra y venta, genera facturas CFDI 3.3. y facilita el control en la gestión de inventario.

En este último caso, el programa registrará las entradas y salidas de inventario en las diferentes sucursales o tiendas (en caso de que las hubiese), de modo que el empresario podrá conocer en todo momento el estado de sus existencias. De manejo sencillo, con el programa no solo es posible importar sin problemas un inventario en Excel, sino que además permite registrar sin mayor complicación el traspaso de mercancías entre tiendas o almacenes.

El programa permite la creación de copias de seguridad de forma automática o manual, que se pueden guardar de forma local o en Google Drive. Asimismo, se podrán gestionar los permisos para regular el acceso al programa a sus usuarios.

El precio de la licencia varía en función del número de computadoras en los que se quiere utilizar. Para un único dispositivo, el software se puede adquirir por 1889 MXN. Para dos, el precio asciende a 3589 MXN, optando a la adquisición de un máximo de 8 licencias por 13.319 MXN, si bien se puede negociar con la empresa en caso de necesitar un número mayor. En todos los casos se incluye de forma gratuita un año de actualizaciones y soporte. Pasados los doce primeros meses, el programa seguirá en perfecto funcionamiento, pero no recibirá las actualizaciones pertinentes, y la atención al cliente, en caso de hacerse necesaria, será más lenta. Sin embargo, el usuario puede optar también a renovar otro año tanto el soporte como las actualizaciones previo pago de 689 MXN por computadora utilizada. Sea como fuere, antes de decidirse por el producto, el usuario puede probarlos y descargarlo con un periodo de de prueba de 14 días.

Aunque no se especifica el ámbito de aplicación óptimo de este programa, las empresas deben tener en cuenta que se trata de un programa que se gestiona desde la computadora donde está instalado, es decir, que el usuario no puede tener acceso a él desde cualquier lugar.

Con almacenamiento en la nube de Amazon, los usuarios pueden acceder a la información almacenada desde cualquier lugar y en cualquier momento, ya sea desde un ordenador o un móvil, pues también dispone de aplicación para estos dispositivos.

Las actualizaciones de la herramienta son automáticas, por lo que la empresa no tendrá que preocuparse de estos aspectos. Además, en caso de problemas, la empresa dispone de soporte durante todo el día, sin importar el plan al que esté suscrita.

En cuanto al módulo de inventarios, Alegra permite el acceso al inventario con la información actualizada, lo que facilita llevar un control eficiente. Asimismo, permite la exportación a Excel si el usuario así lo quiere y crear reportes con los datos del momento.

Dispone de tres planes de pago: PYME por 350 MXN al mes, Pro por 750 MXN y PLUS por 1200 MXN. La principal diferencia se basa en número de ventas mensuales, de usuarios con acceso y de almacenes que puede disponer. Pero, además, los paquetes PRO y PLUS tienen la opción multimoneda y permiten la integración con otras aplicaciones. Con todo, el usuario puede usar una demo durante 30 días para probar la herramienta sin coste alguno.