¿Qué es un sistema de facturación?

Los programas para facturar son una herramienta de vital importancia para autónomos y dueños de pequeñas empresas, ya que estos, además de gestionar el negocio, están obligados a llevar a cabo la facturación y la contabilidad de su empresa. Este tipo de programas permiten, de forma muy sencilla, mantener las cuentas al día y llevar un control de la facturación, tareas imprescindibles para el buen funcionamiento del negocio.

Gracias a los avances de la tecnología cloud la gestión de las facturas es, hoy en día, más profesional y sencilla que nunca. Los programas de facturación son cada vez más necesarios para pequeños empresarios, ya que les permiten ahorrar tiempo y dinero, cumpliendo una gran cantidad de funciones. Además, los softwares de facturación gratuitos –a pesar de que presentan limitaciones– son la solución perfecta para aquellas pymes que no cuentan con el presupuesto necesario para contar con uno de pago.

Asimismo, estos sistemas de facturación presentan la gran ventaja de que incluyen herramientas que permiten gestionar otros aspectos tales como contabilidad, gestión de cuentas bancarias, información fiscal o gestión de clientes.

¿Para quiénes son aptos los programas para facturar?

Desde hace años en México, la tradicional facturación en papel se ha visto sustituida por la facturación electrónica llevada a cabo mediante un documento digital que garantiza la autenticidad de su contenido. Este documento digital o factura electrónica es conocido bajo las siglas CFDI, que hacen referencia al Comprobante Fiscal Digital por Internet cuyo estándar está definido por el Servicio de Administración Tributaria (SAT).

Debido a los cambios fiscales introducidos en el país, los negocios se han visto obligados a adaptar sus diversos procesos administrativos. En este sentido, los sistemas de facturación online son recomendables especialmente para autónomos y pymes, ya que facilitan la facturación y la contabilidad, obligaciones impuestas a todos los empresarios. De hecho, México es el segundo país del mundo, solo por detrás de Brasil, que más facturas electrónicas emite. Para llevar a cabo esta tarea existen varios proveedores de sistemas de facturación electrónica en la nube, lo que permite el acceso al usuario desde cualquier dispositivo, facilitando el trabajo y la movilidad.

Nota

El Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) hace referencia al modelo de factura electrónica que se aplica en México desde principios del 2011 y que se ajusta a los estándares fijados por el Servicio de Administración Tributaria (SAT). Desde el 1 de enero de 2018 la versión vigente es el CFDI 3.3. El CFDI es un documento digital en formato XML que debe cumplir con estas características esenciales: integridad, autenticidad, único, verificable.

¿Qué hay que tener en cuenta al elegir un programa de facturación?

A la hora de elegir el sistema de facturación electrónica, tienes que prestar atención a una serie de características para ser capaz de determinar cuál es el que más se ajusta a tus necesidades:

  • Tiene que estar avalado por el Servicio de Administración Tributaria (SAT): es imprescindible que el software de facturación online que elijas esté avalado por el SAT. Antes de elegir uno, te recomendamos que verifiques la lista de los proveedores autorizados de certificación (PAC) ya que estos son los únicos que cuentan con la facultad de emitir CFDI válidos.
     
  • ¿Es un programa de facturación online o se trata de un software que requiere instalación?: Antes de decidirte por una opción determinada comprueba desde cuántos dispositivos es posible tener acceso al software. Este problema no se da con los programas para facturar online, ya que al ser una plataforma en Internet varias personas pueden acceder a ellos simultáneamente. Si el programa solo puede utilizarse desde el dispositivo donde ha sido descargado el software, esto complica mucho los procesos de facturación.
     
  • El sistema de facturación tiene que ofrecer la función de almacenamiento de CFDI certificados: debido a la obligación impuesta por el SAT de conservar los CFDI certificados como mínimo por tres meses, te recomendamos que te cerciores de que el sistema de facturación que elijas los guarde como mínimo por 6 meses. Cúbrete las espaldas para aquellos casos en los que surjan dudas con respecto a las facturas emitidas en el pasado.
     
  • Presta atención a la seguridad que el programa ofrece: asegúrate de preguntar dónde se guardará la información almacenada por el programa para facturar que elijas; el Data Center de la empresa proveedora del servicio debe estar ubicado en territorio nacional.
     
  • Comprueba que las actualizaciones sean gratuitas: no sería justo que, de existir novedades en materia fiscal, el sistema que has escogido te hiciera pagar por los cambios que deben introducir, ya que estos se producen por mandato legal.
     
  • Asegúrate de que el proveedor que elijas tenga capacidad para respaldar el volumen de facturación de tu empresa.
     
  • Lee la letra chiquita para evitar sorpresas: comprueba que los costos a los que se hace referencia son por factura timbrada, ya que solo estas serán legales.

Sistemas de facturación: opciones

Factura-e.mx

Factura-e.mx es el sistema de facturación online con más renombre en México. Este programa para realizar facturas electrónicas cuenta además con aplicaciones especiales y está totalmente basado en Internet, por lo que para usarlo solo es necesario contar con un dispositivo que tenga acceso a la web. Su servicio on-demand no requiere la instalación de software. Además, su interfaz es muy fácil de usar, especialmente diseñada para ser amigable y facilitar tu trabajo estés donde estés. Asimismo, permite el envío de facturas por correo electrónico en formato PDF y/o XML.

Además, rellenando un simple formulario a través de su web, el usuario puede probar este sistema, obteniendo 10 facturas electrónicas totalmente gratuitas y sin compromiso.

Es considerado uno de los mejores programas de facturación en México porque ofrece un sistema de facturación muy completo, incluyendo, entre otros servicios: la generación de todo tipo de comprobantes y tantos reportes de facturas como sea necesario, permite llevar a cabo facturaciones masivas y es muy fácil de usar. Además, presenta la ventaja de ofrecer asesoría y servicio técnico en todo momento y no cobrar extra por las actualizaciones.

Ofrece algunas características adicionales como la vista previa de facturas antes de timbrarlas, personalización de plantillas con el logo, imágenes o colores acordes a la imagen corporativa de tu empresa. Las actualizaciones del sistema, ya sean por necesidad de mejora o por imposición de nuevos requerimientos del SAT, no tendrán costo alguno.

Ventajas Desventajas
cTotalmente basado en Internet, no requiere la instalación de software ✘ No cuenta con una versión gratuita, solo ofrece diez folios sin costo para probar el sistema
✔ Diseño intuitivo, fácil de usar  
✔ Su soporte técnico es fácil de contactar  
✔ Permite facturar desde distintos dispositivos  

Aspel FACTURe

Otro de los programas para facturar líderes en México es Aspel FACTURe. Este programa ofrece distintas soluciones de facturación dependiendo del tipo de empresa que se trate. Además, permite optimizar tu experiencia como usuario a través de la opción de rediseñar el sistema, incluyendo herramientas que permitan personalizarlo de acuerdo a tus necesidades.

Aspel FACTURe 4.0 es perfecto para emprendedores y pymes que necesitan expedir comprobantes fiscales digitales por Internet (CFDI) tales como facturas, recibos de honorarios o de arrendamiento, así como notas de crédito y comprobantes de retenciones, con la garantía de que cumple con los requisitos fiscales vigentes.

Es importante destacar que este programa, una vez descargado, permite que lo utilices durante 30 días sin costo alguno. Una vez transcurrido este periodo de prueba, el programa dejará de funcionar hasta que adquieras el número de serie electrónico.

Desventaja: Ten en cuenta que Aspel solo debe instalarse en la computadora donde va a utilizarse. Esto es una clara desventaja con respecto a otros de los sistemas, ya que necesitas el software para poder facturar desde otro dispositivo.

Ventajas Desventajas
✔ Ofrece distintas soluciones, dependiendo del tipo de empresa de que se trate ✘ Requiere que se instale el software
✔ Permite rediseñar el sistema para personalizarlo ✘ Solo puede facturarse a través del dispositivo en el que se ha instalado
✔ Puede utilizarse durante 30 días sin coste alguno  

CONTPAQi

CONTPAQi, al igual que los otros sistemas de facturación, simplifica la emisión y recepción de facturas electrónicas para empresas y personas físicas que ofrecen servicios y permite llevar un control sobre los clientes de la empresa y sobre las cuentas que hay que cobrar.

Este programa cumple con los requisitos fiscales determinados en el ANEXO 20 para emitir el Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) vigente. La facturación electrónica se lleva a cabo, de forma rápida y sencilla, mediante catálogos y plantillas oficiales del SAT. Así, el usuario puede estar completamente seguro de que cumples con las disposiciones exigidas.

Gracias al asistente de configuración que ofrece este programa, facturar te resultará más fácil que nunca y dispondrás de información paso a paso para registrarte y cargar toda tu información pertinente. Además, para facilitar la configuración del sistema, tienes a tu disposición perfiles de empresas predefinidas en los que aparecen predeterminados los impuestos y retenciones más comunes, así como plantillas de facturación.

Ventajas Desventajas
✔ Sistema de facturación electrónica ✘ Diseño poco amigable, sistema poco intuitivo
✔ Cuenta con una versión gratuita ✘ Su servicio de atención al cliente suele tardar en responder
✔ Cuenta con un asistente de configuración que te guiará paso a paso ✘ Algunos de sus complementos presentan problemas
✔ Ofrece perfiles de empresas predefinidas para simplificarte el trabajo ✘ Muchos de sus servicios requieren costos adicionales

Facturador.com

Facturador.com es otro proveedor autorizado por el SAT basado en la nube. Permite la facturación en línea y puede utilizarse en cualquier dispositivo que disponga de acceso a Internet. Este programa te permite crear cualquier CFDI de forma instantánea ya sea a clientes nuevos como a aquellos ya registrados. También podrás visualizar en PDF tus facturas, imprimirlas o enviarlas a tus clientes por correo electrónico. Además, también permite descargar de forma masiva todas las facturas electrónicas que recibes de tus proveedores.

Como complemento, esta aplicación también te permite llevar a cabo tu contabilidad de forma electrónica, así como la posibilidad de generar recibos de nómina y recibos de asimilados a salarios. Además, con el registro este programa ofrece diez facturas electrónicas totalmente gratuitas, siendo necesario tan solo disponer de la firma electrónica.

Ventajas Desventajas
✔ Sistema en línea ✘ Su servicio técnico suele tardar entre 24-48 horas en responder
✔ Permite facturar en línea desde cualquier dispositivo ✘ El sistema falla con demasiada frecuencia
✔ Permite descargar de forma masiva las facturas que envías ✘ No existe versión gratuita
✔ Con el registro obtienes 10 facturas electrónicas totalmente gratuitas  

PymeFree

PymeFree es un sistema de facturación completamente gratuito con sede en Cancún que permite, entre otras cosas, generar las facturas que quieras sin coste ni límite de folios. Este sistema es gratis porque utiliza el portal gratuito del SAT. A continuación, puedes optimizarlo con la herramienta TurboSAT que te permite cumplimentar las facturas de forma automática, guardar tus clientes y facturar en cuestión de segundos en el portal del SAT.

PymeFree no es solo una plataforma gratuita que facilita la facturación de las pymes, también es un espacio para aquellas empresas que buscan audiencias. Este sistema cuenta además con la ventaja de que puedes descargarte apps para tu negocio que permitirán mejorar la productividad de tu empresa.

La desventaja que presenta es que a día de hoy solo está disponible en Windows 10, Windows 7 y Windows 8, aunque está pendiente una versión para Mac que saldrá dentro de muy poco.

Ventajas Desventajas
✔ Completamente gratuito ✘ Solo está disponible para Windows 10, 7 y 8.
✔ No hay límite de folios ✘ La versión para Mac sigue pendiente.
✔ Se pueden cumplimentar las facturas de forma automática  
✔ Permite descargar apps gratuitas  

Los mejores programas de facturación en México: comparativa

Software

Apto para

Personalización

Plataformas compatibles

Precio

Prueba gratuita

Factura-e

Emprendedores, pymes, profesionistas

Las plantillas personalizadas tienen costos añadidos

Smartphone, tablet, laptop

Cuenta con diversos planes que van desde los 249 MXN hasta los 12 290 MXN

10 facturas electrónicas gratuitas

Aspel Facture

Personas físicas o morales, independientemente de su profesión o giro comercial

Se puede rediseñar el sistema para personalizarlo de acuerdo a las necesidades

Requiere la instalación de un software

Paquete Nuevo= 1575 MXN

Paquete en actualización= 945 MXN

Suscripción mensual= 88 MXN

(los precios no incluyen IVA)

✓ 30 días

CONTPAQi

Empresas y personas físicas que ofrecen servicios y que necesitan llevar a cabo un control de clients y de las cuentas por cobrar

Permite personalizar los comprobantes con la imagen de la empresa

Plataforma online

Tiene una versión gratuita y otra de pago

✓ 30 días

Facturador.com

Empresas o profesionistas independientes

Permite personalizar las facturas

A través de un portal web (laptop, tablet, smartphone)

Cuenta con distintos paquetes de folios dependiendo del negocio

10 folios gratuitos

PymeFree

Emprendedores, profesionistas y pymes con bajo volumen de facturación

No

Requiere descargar la aplicación en la computadora

Totalmente gratuita

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