La factura proforma

Si una factura no se emite con fines de pago, sino como documento informativo por razones aduaneras o como principio de acuerdo de compraventa, se denomina factura proforma. Estos documentos se encuentran, sobre todo, en el ámbito de las relaciones comerciales internacionales, pero también se utilizan con frecuencia por parte de PYMES y autónomos. Hemos resumido, a continuación, cuándo se utilizan las facturas proforma y para qué sirven.

La factura proforma (en inglés, pro forma invoice) es una factura que no solicita el pago al destinatario. En su lugar, el documento se crea pro forma (en aras de la forma) para cumplir los requisitos legales, al exportar mercancías a países no pertenecientes a la UE, también denominados terceros países (por ejemplo, China, Japón o Suiza).

También se suele emitir con frecuencia en el comercio interior por parte del proveedor de un servicio o producto para que el potencial comprador disponga de toda la información que necesita antes de cerrar un acuerdo de compraventa, es decir, se trata de un principio de acuerdo. Es un documento meramente informativo por lo que carece de validez fiscal o contable.

La factura proforma es muy común en el comercio internacional, ya que las transacciones comerciales con terceros países están sujetas a la obligación de declaración. Esto quiere decir que, si exportas mercancías a un tercer país, debes declarar su valor en aduana. Esta obligación también se aplica si la mercancía se exporta de forma gratuita para el destinatario, por ejemplo, en el caso de envíos de muestras comerciales, regalos, donaciones o una entrega de sustitución de producto como parte de la garantía o como un gesto de buena voluntad.

En tales casos, se emite una factura proforma en lugar de una factura comercial a efectos aduaneros. Esto sólo declara el valor de las mercancías exportadas y, por lo tanto, tiene una función puramente informativa. Carece de validez legal o fiscal.

Además, la factura proforma se utiliza, con frecuencia, por PYMES y autónomos como copia anticipada de una factura comercial. Puede describirse como una especie de presupuesto detallado y en ella se recoge todo lo que se escribiría en una factura normal pero su validez es meramente informativa. Se suele usar porque una factura tradicional no puede modificarse después de haber sido enviada. En este sentido, se utiliza la factura proforma como un borrador de lo que será la factura definitiva, dando la oportunidad de que el cliente modifique datos erróneos o que introduzca aquellos de los que no se disponen en el momento de emisión de la factura proforma.

Las facturas proforma también se utilizan para la apertura de créditos documentarios.

El contenido y la estructura de una factura proforma son esencialmente los mismos que en la factura comercial, pero debe identificarse explícitamente en el encabezado del documento como una factura proforma. También puedes incluir en el mismo encabezado, la fecha de emisión de la factura proforma para que quede constancia del momento en que se llevó a cabo un pacto entre las dos partes. Te recomendamos que en la línea de asunto del correo escribas factura proforma o pro forma invoce.

El contenido de la factura proforma es muy similar al de la factura comercial. En todo caso debe incluir los siguientes datos:

• El nombre, la dirección y el número de identificación fiscal (número de IVA comunitario para ventas en la UE) del expedidor (exportador)
• El nombre, la dirección y el número de identificación fiscal (número de IVA comunitario para ventas en la UE) del comprador
• Fecha de emisión de la factura
• Descripción de la mercancía y la cantidad de unidades que se vende
• Precio por unidad, precio total en el INCOTERM y divisa cotizados
• Número de bultos, peso bruto, peso neto y volumen
• Especificación detallada y desglosada de los gastos de transporte y seguro (si son por cuenta del exportador) para calcular el valor estadístico y el valor comercial.

Si emites una factura proforma para el comercio internacional, te recomendamos que enumeres todos los detalles que se mencionan en la página web del ICEX para informar adecuadamente al importador y a la autoridad competente del país importador sobre los detalles de los envíos.

Factura proforma vs factura comercial

La factura proforma se distingue de la factura comercial por su nombre y función. En una factura proforma para el destinatario, se indica claramente que la factura se creó sólo por motivos formales y, por lo tanto, no contiene una solicitud de pago. A diferencia de la factura comercial, no se especifica un objetivo de pago.

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