No solo por estos motivos mencionados arriba deberían incluir todas las empresas la confirmación de pedido en su rutina profesional. Una ventaja adicional es precisamente su utilidad en el caso hipotético de disputa judicial, para lo cual ha de estar libre de mácula. Al contrario de lo que parece, para su creación no hace falta adquirir un software especializado o titularse en derecho, ya que los programas de edición de texto y de hojas de cálculo más extendidos ya ofrecen las funciones y herramientas precisas para crear una confirmación de pedido e imprimirla para enviarla como correo postal o convertirla en PDF para enviarla por correo electrónico.
Lo más habitual para evitar la redacción de una nueva carta con cada pedido, es diseñar un ejemplo de carta de confirmación con Word o Excel o recurrir a un modelo ya elaborado. Estos últimos cuentan con la ventaja de incluir de partida los componentes imprescindibles, que a veces incluyen datos “comodín” fácilmente modificables. Con cada nuevo pedido se realizan los cambios pertinentes, ahorrando tiempo sin necesidad de escribirla de nuevo. Además, recuerda que si utilizas una plantilla para confirmar los pedidos a tus clientes todos tus documentos tendrán un aspecto coherente y unitario.
Debido a la enorme variedad existente de modelos de carta específicos para cada sector, en la web pueden encontrarse los más diversos ejemplos de confirmación de pedido, que se diferencian mínimamente en cuanto a diseño y a contenido, adaptándose así de forma óptima al estilo propio de cada sector. Adoptar el modelo correcto no solo garantiza una base sólida para que tu documento contenga la información necesaria, sino también para ajustarse al sector y a los tipos de pedido más habituales en él. Y si deseas adecuarlo a tus necesidades solo tienes que realizar los cambios oportunos en la plantilla y guardarlos.