# Nota de remisión: obligación y plazo de conservación El plazo durante el que debes conservar una nota de remisión depende de la función que cumpla el documento y de la normativa aplicable. En una guía aparte encontrarás una visión general de los plazos de conservación para documentos comerciales. En México, las notas de remisión pueden estar sujetas a obligaciones de conservación mercantiles, fiscales o específicas según el papel que desempeñen en la actividad empresarial. ### Resumen El plazo de conservación de una nota de remisión depende de la función que cumpla el documento: - Nota de remisión que forma parte de los comprobantes de las operaciones del negocio: al menos diez años según el Código de Comercio. - Nota de remisión que forma parte de la contabilidad o de la documentación comprobatoria a efectos fiscales: por regla general, cinco años según el Código Fiscal de la Federación, con excepciones. - Nota de remisión sujeta a una normativa específica: según la normativa aplicable. - Notas de remisión digitales: en principio, el mismo plazo que en papel; según la normativa aplicable, deben conservarse de forma íntegra y legible. - Los sistemas basados en IA pueden ayudar a clasificar y archivar las notas de remisión. No existe un único plazo de conservación aplicable a todas las notas de remisión. ## ¿Qué plazos de conservación se aplican a las notas de remisión? Los plazos de conservación de una [nota de remisión](https://www.ionos.mx/digitalguide/startup/gestion/como-crear-un-albaran-o-nota-de-entrega/) en las empresas dependen de la función que cumpla el documento y de las obligaciones legales de conservación aplicables en cada caso. En México, el Código de Comercio establece que los comerciantes deben conservar, debidamente archivados, **los comprobantes originales de sus operaciones durante un plazo mínimo de diez años**. Esto incluye la documentación que permite relacionar cada operación con los registros contables del negocio. Desde el punto de vista fiscal, el Código Fiscal de la Federación (CFF) obliga a los contribuyentes a conservar su **contabilidad y la documentación comprobatoria durante, por regla general, cinco años**. Este plazo se cuenta a partir de la fecha en que se presentaron o debieron presentarse las declaraciones relacionadas con esos documentos. La contabilidad y su documentación deben estar a disposición del Servicio de Administración Tributaria (SAT) durante ese periodo. En consecuencia, el hecho de disponer posteriormente de una factura **no significa automáticamente que pueda destruirse la nota de remisión correspondiente**. Si la nota de remisión forma parte de la documentación o de los comprobantes relacionados con la actividad empresarial, sirve para acreditar una operación o contiene información necesaria para justificar datos con relevancia contable o fiscal, debe conservarse durante el plazo que resulte aplicable.
Clasificación de la nota de remisión Conservación habitual Base legal
Nota de remisión que forma parte de los comprobantes de las operaciones del negocio Al menos 10 años Código de Comercio
Nota de remisión que forma parte de la contabilidad o de la documentación comprobatoria a efectos fiscales Por regla general, 5 años desde la presentación de la declaración correspondiente; existen excepciones Código Fiscal de la Federación
Nota de remisión sujeta a una normativa específica Según la normativa aplicable Normativa sectorial o especial correspondiente
El plazo fiscal de cinco años no debe interpretarse como un periodo fijo aplicable de forma automática a todos los documentos. Su cómputo depende de la declaración con la que se relaciona cada documento, por lo que puede terminar en fechas distintas. Además, el CFF prevé excepciones: determinada documentación, como la relacionada con la constitución de una sociedad o con los aumentos y disminuciones de su capital, debe conservarse durante toda la existencia de la sociedad. En ciertos supuestos, por ejemplo cuando no se presentan las declaraciones o no se lleva contabilidad, las facultades de comprobación del SAT también pueden extenderse más allá de cinco años. **Por lo tanto, no existe un único plazo de conservación aplicable a todas las notas de remisión**. Las empresas deben evaluar cada documento según la función que desempeñe y las obligaciones mercantiles, fiscales o sectoriales que resulten aplicables. ### ¿Cuándo se considera una nota de remisión como comprobante contable? Una nota de remisión puede adquirir relevancia contable cuando es **necesaria para documentar o justificar una operación registrada en la contabilidad**. Esto puede ocurrir, por ejemplo, en los siguientes casos: - La entrada de mercancías se registra contablemente tomando como referencia la entrega. - La nota de remisión incorpora información utilizada para la contabilización de la operación. - La nota de remisión sirve para justificar o acreditar una operación reflejada en la contabilidad. Si la nota de remisión forma parte de la documentación o de los comprobantes que respaldan la contabilidad de la empresa, debe conservarse durante el plazo legal correspondiente. La existencia posterior de una factura no implica por sí sola que la nota de remisión pueda eliminarse antes de que finalice dicho plazo. ### ¿Qué diferencias hay según el sistema de contabilidad de la empresa? La obligación de conservar una nota de remisión también puede depender de la función que desempeñe en la contabilidad y en la justificación de las operaciones de la empresa. Los empresarios y profesionales pueden estar sujetos a distintas obligaciones contables y registrales dependiendo, entre otros factores, de su forma jurídica, actividad y régimen fiscal. Además, muchos contribuyentes deben llevar su contabilidad en medios electrónicos y enviar determinada información al SAT. Por ello, una nota de remisión no desempeña necesariamente la misma función documental en todos los negocios. En las empresas que llevan una contabilidad mercantil completa, la nota de remisión puede formar parte de la documentación comprobatoria de una operación, por ejemplo, cuando sirve de base para su contabilización o permite acreditar la entrega de las mercancías. En estos casos, debe tenerse en cuenta el plazo mercantil de conservación de diez años. Por lo tanto, el plazo de conservación de las notas de remisión de una empresa no puede determinarse únicamente en función de su forma jurídica o régimen fiscal. Lo decisivo es qué función cumple el documento y qué obligaciones de conservación mercantiles, fiscales o sectoriales resultan aplicables. ## ¿Qué plazo de conservación se aplica a las notas de remisión digitales? El plazo de conservación de una nota de remisión almacenada en formato digital no difiere, en principio, del aplicable a un documento en papel. También en este caso resulta decisiva **la función que cumple la nota de remisión**. Cuando una nota de remisión digital debe conservarse como parte de la documentación contable o fiscal de la empresa, el sistema de archivo debe permitir mantenerla correctamente almacenada y disponible durante todo el periodo de conservación. En función de la normativa aplicable, deben tenerse en cuenta aspectos como los siguientes: - Los documentos deben conservarse de forma íntegra y legible. - Las modificaciones deben poder detectarse o quedar debidamente documentadas. - Los documentos deben poder localizarse y relacionarse con la operación correspondiente. - La documentación debe permanecer accesible durante todo el periodo de conservación. Un simple almacenamiento en la bandeja de entrada del correo electrónico o en una carpeta de archivos no garantiza por sí solo una conservación adecuada. Cuando se trate de documentación sujeta a obligaciones fiscales específicas, el sistema utilizado debe permitir cumplir los requisitos legales correspondientes y poner la información a disposición del SAT cuando la solicite. Los comprobantes fiscales digitales por Internet (CFDI), por ejemplo, se emiten y reciben en formato XML, por lo que conviene conservarlos en ese formato original. Para la conservación de mensajes de datos y la digitalización de documentos en el ámbito mercantil, existe además la Norma Oficial Mexicana NOM-151-SCFI-2016. Nota Ten en cuenta que una nota de remisión no sustituye a la factura electrónica (CFDI). Para que una operación tenga soporte fiscal, por ejemplo para deducir un gasto, se necesita el CFDI correspondiente. La nota de remisión puede complementar esa documentación, pero no reemplazarla. ## ¿Cómo ayuda la IA en el archivo de la nota de remisión? La revisión manual de numerosas notas de remisión puede requerir mucho tiempo, ya que cada documento debe analizarse por separado para determinar qué función cumple y asignarle correctamente las reglas de conservación correspondientes. Los sistemas basados en [IA](https://www.ionos.mx/digitalguide/online-marketing/vender-en-internet/que-es-la-inteligencia-artificial/) pueden ayudar a automatizar parte de este proceso. Por ejemplo, pueden reconocer y clasificar documentos, extraer información relevante y asignarlos a procesos de archivo previamente definidos. En combinación con sistemas de almacenamiento que protejan los documentos frente a modificaciones no autorizadas, como los basados en el principio WORM (Write Once, Read Many), pueden facilitar una conservación digital trazable y coherente. En una empresa comercial mediana que recibe diariamente numerosas notas de remisión, se podría utilizar un sistema basado en IA de la siguiente manera: 1. Una nueva nota de remisión se identifica y procesa automáticamente al incorporarse al archivo. 2. El sistema de IA analiza información como el proveedor, los productos, las cantidades, la referencia a la factura y otros datos relevantes para su clasificación. 3. El sistema clasifica la nota de remisión según las categorías y reglas definidas por la empresa. 4. A continuación, puede asignar el periodo de conservación previamente establecido para esa categoría y archivar el documento según las reglas configuradas. Especialmente para las pymes, una automatización de este tipo puede ser de gran ayuda, ya que facilita la aplicación coherente de las reglas de conservación y reduce el trabajo manual. Un archivo digital con reglas de cumplimiento normativo predefinidas puede contribuir a hacer más eficientes los procesos de archivado. Sin embargo, la empresa sigue siendo responsable de definir correctamente estas reglas y de cumplir las obligaciones legales aplicables. ## ¿Qué ocurre si las empresas no conservan correctamente las notas de remisión? El incumplimiento de las obligaciones legales de conservación puede causar problemas durante una auditoría fiscal. La falta de documentación o de comprobantes adecuados puede dificultar la acreditación de determinadas operaciones y, en su caso, tener consecuencias fiscales. Por ello, las empresas deberían comprobar periódicamente: - qué notas de remisión están sujetas a una obligación de conservación, - qué plazo se aplica a cada documento, - si el sistema de archivo cumple los requisitos legales. Una gestión digital estructurada de los documentos ayuda a mantener organizada la documentación relevante y a cumplir correctamente los plazos de conservación. Por favor, ten en cuenta el [aviso legal](https://www.ionos.mx/digitalguide/exencion-de-responsabilidad/ "Aviso legal") de este artículo. This is a markdown version of: [https://www.ionos.mx/digitalguide/startup/gestion/plazo-de-conservacion-de-la-nota-de-remision/](https://www.ionos.mx/digitalguide/startup/gestion/plazo-de-conservacion-de-la-nota-de-remision/) for AI/LLM consumption.